Gestão de oficina: boas práticas que não podem faltar no seu negócio

Assim como em qualquer outro negócio, as oficinas também são estabelecimentos que precisam receber uma boa gestão para ter bons resultados de curto e longo prazo. As especificidades do segmento podem ocasionar dificuldades até para os mais experientes, que já estão há anos trabalhando com este mercado.

Neste post, vamos levantar alguns pontos que são necessários dedicar uma atenção maior e que vão fazer uma grande diferença para alcançar a gestão de oficina ideal. Daremos dicas e vamos sugerir práticas que podem ser seguidas para chegar ao resultado desejado com mais facilidade.

A ideia aqui é discutir sobre questões como a organização dos processos internos para evitar, por exemplo, o retrabalho de tarefas e tentar otimizar ao máximo o processo em sua totalidade. Além disso, um ponto de muita atenção são os fornecedores. Como não depender deles e montar uma rede de fornecimento estratégica e de confiança?

Outros tópicos que também serão levantados são atuações comerciais, como a prática de preços competitivos e a fidelização dos seus clientes. Por fim, temas essenciais como o controle financeiro e a responsabilidade ambiental também serão abordados para que você tenha uma leitura completa sobre a gestão de oficina.

Agora que você já sabe um pouco do que será discutido, continue lendo o texto com bastante atenção para poder capturar o maior número de dicas possíveis que vão auxiliar no desenvolvimento e na mudança de gestão do seu negócio.

Garanta a organização dos processos internos

As oficinas, em geral, têm uma grande facilidade em se tornar locais desorganizados se não contarem com um plano bem definido de atuação. São peças, ferramentas e veículos que representam a organização física e as mais variadas atividades que representam a organização processual. Ambos fundamentais na gestão de oficina.

Separar locais estratégicos para os itens e garantir a ordenação destes reduz o desperdício de tempo para procurar uma ferramenta, por exemplo, ou até evita que peças sejam perdidas ou trocadas entre os veículos. Situações que são inadmissíveis dentro de uma boa oficina, não é mesmo?

O segundo tipo de organização é o que mais pode impactar na sua empresa. Saber definir bem o fluxo dos processos internos pode aumentar a rentabilidade da sua empresa consideravelmente.

Com uma boa definição dos procedimentos é possível gerir o seu tempo e o dos seus funcionários da melhor maneira. E, como se sabe, tempo é dinheiro!

Capacite os funcionários conforme a demanda

Estar atualizado é essencial para empresas de qualquer ramo ou setor. Uma das formas de acompanhar as práticas do mercado e de manter a qualidade dos serviços prestados é capacitando o quadro de funcionários da oficina.

Essa prática garante alguns benefícios:

• deixa o cliente satisfeito pelo bom serviço prestado;
• garante a qualidade do serviço;
• reduz o tempo de atuação do funcionário em uma determinada tarefa;
• faz com que os funcionários se sintam valorizados;
• estimula o crescimento e motiva a equipe;
• acompanha tendências e práticas do mercado.

Por isso, é importante que essa parte da gestão também seja contemplada e de forma alguma deve ser deixada de lado como em algumas companhias. Não se esqueça de que você também é parte da organização, por sinal, a mais determinante. Desse modo, realize treinamentos frequentes para guiar a empresa e o seu corpo de funcionários.

Use a tecnologia a favor da gestão de oficina

A tecnologia veio para ficar e para acelerar o crescimento, então tente se manter constantemente por dentro das inovações e produtos tecnológicos que aparecem no ambiente das oficinas mecânicas.

É certo que muitas vezes as tecnologias disponíveis ainda são muito caras e não se pagam dentro da operação, podendo ser um tiro no pé. Então, faça um estudo dos benefícios que a aplicação da tecnologia pode gerar e realize as escolhas adequadas.

Em alguns casos, pode ser que produto inovador não traga diretamente um benefício financeiro, mas que seja um diferencial entre os concorrentes, chamando a atenção dos clientes para realizar mais serviços dentro da sua oficina. É necessário ter uma visão do todo para entender se realmente existe uma oportunidade na aquisição do produto.

Além da tecnologia oferecida para o cliente, existem as que podem auxiliar nos seus processos internos. Softwares de computador são ótimos exemplos que podem gerar um aumento da produtividade.

Com eles é possível ter uma maior noção da sua operação, principalmente a partir da visão do volume de clientes, quais serviços executados concentram a maior parte da sua operação, levantamento e acompanhamento financeiro, controle de clientes, fornecedores e estoques, entre várias outras possibilidades. Existem muitos produtos disponíveis que podem facilitar e desenvolver o seu negócio.

Tenha um bom relacionamento com os clientes

Os clientes são o principal motivo da sua empresa estar funcionando ou não, e por isso devem ser tratados com a devida importância. Exija um ótimo tratamento por parte dos seus funcionários para que um bom relacionamento seja criado e mantido ao longo do tempo.

Oferecer um ótimo atendimento desde a chegada até a saída, mostrar transparência nos serviços prestados, explicar produtos e processos, quando necessário, são alguns pontos que podem fortalecer o relacionamento da sua oficina com os seus clientes.

Esteja sempre aberto para receber críticas e sugestões de melhorias, desta forma o usuário se sentirá ouvido e você poderá guiar o desenvolvimento do estabelecimento.

Ofereça serviços diferenciados em relação à concorrência

O primeiro passo para poder oferecer serviços diferenciados em relação à concorrência é conhecendo ela muito bem. Por isso, comece justamente entendendo quem são os seus concorrentes, que produtos e serviços eles oferecem, qual é o preço cobrado, se tem qualidade e se os clientes estão satisfeitos.

Pode ser difícil capturar todas essas informações, mas tente aprender o máximo que conseguir, quanto mais insumo você possuir, mais você poderá decidir qual será a melhor frente a atacar, se será abaixando o preço de um produto, oferecendo um serviço que ninguém disponibiliza, aumentando a qualidade perante as outras oficinas.

Essa estratégia aumenta a captação e retenção de clientes, aumentando também a gama de serviços prestados.

Trabalhe com prazos competitivos

Ter um serviço que chame a atenção dos clientes, como visto acima, é uma boa tática, mas em oficinas é imprescindível que se trabalhe com prazos competitivos. Todos nós sabemos o quão ruim é ficar sem o veículo quando o levamos na oficina.

A velocidade na entrega, muitas vezes, é um fator determinante na escolha do consumidor. Então, empenhe-se para entregar o produto com qualidade, mas não se esqueça de realizar o serviço em um intervalo de tempo que não vai irritar ou prejudicar o cliente.

Tenha fornecedores estratégicos e de confiança

Ter uma rede de fornecedores pulverizada e de confiança é o sonho de qualquer gestor de uma empresa. Muitas vezes acaba-se criando uma dependência de um ou outro fornecedor por conta de um determinado produto, que é vendido unicamente por ele, mas, às vezes, essa dependência é criada por pura falta de planejamento.

Dessa forma, tente sempre manter uma lista atualizada de no mínimo dois ou três possíveis fornecedores para cada produto que você precise utilizar ou para cada peça disponível para venda na sua loja. Além de ter sempre um plano B em mãos, você também terá informações para poder negociar preços e prazos vantajosos.

Busque comprar de quem tem uma boa confiabilidade consolidada no mercado. O constante não cumprimento dos prazos acertados e a entrega de peças de qualidade inferior à combinada são alguns sinais de que é necessário trocar de fornecedor o mais rápido possível.

Uma boa dica é comparar os preços dos fornecedores que estão geograficamente perto do seu estabelecimento e realizar pesquisas na internet. A segunda opção vem crescendo bastante e acaba sendo o jeito mais fácil e eficiente de encontrar ótimos preços a um bom custo-benefício.

Veja abaixo vantagens que a compra de peças virtualmente contém:

• comodidade na procura;
• agilidade na busca e na entrega;
• variedade de peças e produtos;
• múltiplas formas de pagamento;
• apuração do melhor custo-benefício.

Por fim, tente criar um bom relacionamento com os seus fornecedores, pois não é só com os clientes que essa prática deve ser utilizada. Por vezes um desconto maior ou um pedido de última hora em um momento de necessidade vai estar diretamente ligado ao nível de relacionamento construído ao longo do tempo.

Utilize o marketing online e offline a seu favor

“Quem não é visto, não é lembrado”. Já escutou essa frase? O marketing atua exatamente nesse ponto, fazendo com que a sua empresa seja vista, lembrada e divulgada. Seja por meio do marketing online ou offline é preciso mostrar para as pessoas que você tem disponível os serviços que elas tanto precisam.

No mundo do marketing online, também conhecido como marketing digital, existem várias possibilidades de divulgar o seu negócio. As mais efetivas e que estão em alta no momento são as redes sociais, espaço em que as pessoas passam boa parte do seu tempo hoje em dia.

O Facebook e Instagram oferecem oportunidades para quem deseja atacar um grande público com estratégias de alcance definidas adequadamente. Além disso, é possível não só fazer o marketing digital como também a parte de atendimento ao cliente, respondendo dúvidas e solucionando problemas.

A forma de propagandear também pode ser um pouco menos agressiva. Hoje, utiliza-se bastante a estratégia de não só informar o cliente sobre o seu produto, mas também ensiná-lo sobre temas de seu interesse em geral. Blogs e o YouTube são as principais ferramentas para atingir esse objetivo.

Apesar do grande desenvolvimento do marketing online, ele não deixou de ser utilizado e continua sendo eficiente, dependendo do público-alvo da sua empresa. Confira abaixo as formas mais conhecidas desse tipo de propaganda:

• propaganda impressa (panfletos, revistas e jornais);
• propagandas em rádio e na televisão;
• ligações diretas para os clientes por meio de uma base histórica;
• promoções, eventos e vouchers;

Para decidir qual será a estratégia de marketing utilizada pense principalmente na forma como os seus clientes costumam ter acesso à informação. Procure entender se o seu público acessa plataformas virtuais, como as redes sociais, ou se preferem o bom e velho jornal e panfleto.

Entendendo as preferências é possível traçar uma boa estratégia que surtirá efeito na sua gestão de oficina.

Pratique preços competitivos com custo-benefício

A prática de preços competitivos com um retorno aceitável é uma prática complexa de ser concretizada. Se o gestor não tiver o mínimo de planejamento, um bom relacionamento com os fornecedores, um controle financeiro organizado e serviços confiáveis e de qualidade, fica complicado de atingir esse objetivo.

Para oferecer um produto de boa qualidade e a um preço justo é ideal estar atento para efetuar a compra inicial em momentos oportunos. Seja em promoções de fornecedores ou em épocas que o produto apresenta um valor mais baixo devido à sazonalidade. Nessas horas um capital de giro de sobra e uma boa capacidade de armazenamento do estoque podem fazer a diferença.

Outro caminho é apostar em produtos de alto nível, tentando atingir uma parcela do mercado que preza pela qualidade elevada. Se for possível se diferenciar nesse meio e ganhar a confiança dos consumidores, pode ser que essa se torne uma boa fonte de entrada do seu negócio.

Fidelize o seu cliente com uma boa gestão de oficina

Uma outra prática que vem crescendo bastante nos últimos anos é a busca pela fidelização do cliente. Exemplos dessa atividade são os cartões de fidelidade.

Existem os que oferecem um produto ou serviço grátis após realizar um determinado número de serviços na loja, ou a nivelação por meio de descontos, a depender da frequência e valor que o cliente gasta no negócio. São muitas as opções vistas no mercado.

Outra forma de fidelização é por meio de campanhas que realmente chamem a atenção. A atração pode ser feita por meio de eventos esporádicos, por exemplo em um final de semana a cada dois meses, em que um pacote de serviços é ofertado com um desconto especial apenas naquela data.

Fazer o seu cliente se sentir especial e valorizado é um processo complicado, então estude casos que possam ser realmente colocados em prática sem gerar prejuízos em longo prazo para o seu negócio.

Tenha um controle financeiro de alta qualidade

Esse é um tema que deve ser abordado com muita seriedade, pois é o motivo pelo qual muitas empresas não seguem adiante e acabam morrendo na praia. São diversas as ações que podem ser tomadas para garantir que a sua empresa tenha uma boa saúde financeira, confira a seguir.

Tenha clareza a respeito da situação da empresa

O primeiro passo a ser tomado é entender qual é a situação financeira atual da sua empresa, para que seja possível controlá-la e tomar as decisões corretas. Então, coloque tudo em relação à parte financeira da oficina “no papel” e comece a analisar os números.

Uma ferramenta amplamente utilizada e difundida para realizar a administração das contas da companhia é o Excel. Na internet existem diversas planilhas disponíveis que vão ajudá-lo a realizar esse controle.

Mas começar do zero pode exigir um pouco de estudo e dedicação. A boa notícia é que também existem materiais de qualidade que podem ajudar no aprendizado.

De forma geral, colocam-se todas as receitas, ou seja, tudo que você recebeu naquele determinado período de tempo (6 meses ou 1 ano) ou que ainda vai receber, e tudo aquilo que teve de despesa ou ainda terá que pagar.

Exemplos de receitas são as vendas de peças, de produtos, dos serviços prestados e pagamentos parcelados no cartão de crédito. Despesa será tudo que você terá que gastar para manter a empresa, como:

• aluguel da oficina;
• pagamento a fornecedores;
• contas de água e luz;
• compra e manutenção de equipamentos;
• pagamento do quadro de funcionários;
• pagamento de impostos.

Tendo organizado todas essas informações de forma estruturada é hora de realizar análises com os valores e datas apresentadas.

Realize as projeções dos possíveis cenários

Com a compreensão da realidade da oficina em mãos, tente projetar três tipos de cenários: o positivo, o neutro e o negativo. Para cada cenário tente imaginar o que iria ocorrer com o faturamento, fornecedores, clientes etc. e pense em ações que poderiam reverter ou potencializar esse momento.

Dessa forma, quando um problema acontecer, você terá uma estratégia que poderá ser colocada em prática, o que contribui para diminuir os seus prejuízos e a dificuldade encontrada. Por outro lado, se o cenário for positivo ou neutro, também é possível tomar ações para alavancar a venda de peças ou de serviços, como uma tentativa de expansão.

O fato é que estando preparado, nada vai surpreender a sua gestão de oficina e você poderá tomar decisões mais sábias nos momentos cruciais.

Trabalhe a gestão de estoque de forma estratégica

Pode ser que o espaço disponível para estoque não seja dos mais adequados e você tenha que trabalhar no limite, utilizando uma gestão estratégica para que nada de importante venha a faltar.

Para que isso não aconteça é preciso identificar o giro de cada produto e peça, buscando identificar a quantidade de material que será necessária por um período de tempo e qual proporção deverá ser reservada dentro do estoque para cada uma delas.

Para que se aprimore esse tipo de gestão é preciso realizar um controle constante do fluxo de vendas da oficina, por um período de tempo significante, de um ano, por exemplo.

Assim, será possível identificar efeitos sazonais de vendas que serão refinados com o passar dos anos. Outra saída, mais complicada, é tentar analisar esses números dos concorrentes.

Negocie prazos com os fornecedores

Uma boa forma de conseguir alcançar o objetivo citado acima é negociando os prazos com os fornecedores. Procure programar as entregas com um prazo mínimo de segurança para que os seus produtos e peças não venha a acabar no estoque antes do esperado, seja por um aumento nas vendas ou por um atraso na entrega por parte do fornecedor.

Ter um bom networking pode ser útil em momentos em que o seu fornecedor principal passar por dificuldades. Como já foi dito, é vital ter uma segunda e até terceira opção para que o seu cliente não venha a sofrer com os transtornos do dia a dia.

Não misture as contas de PF e PJ

De forma alguma misture as suas contas de pessoas física (PF) com a sua conta da empresa (PJ), ou seja, da pessoa jurídica. Essa prática tende a desequilibrar as contas da empresa, desorganizando as contas e podendo trazer problemas de caixa para empresa no futuro.

Além disso, ainda é possível que você venha a ter dor de cabeça em relação aos tributos, uma vez que a cobrança do tributo para pessoas físicas e pessoas jurídicas é realizada de maneira distinta.

Faça um planejamento anual

Um bom intervalo de tempo para ser analisado é de um ano — pelo menos é o período que as grandes empresas costumam observar em balanços e demonstrativos para poder fazer o planejamento do ano seguinte.

Se você achar que esse período acaba prejudicando a visão estratégica do seu negócio, por conta de uma alta volatilidade ou de um crescimento inesperado, aumente a quantidade de vezes, mas jamais ultrapasse o período de um ano, mesmo se a sua atividade estiver estável.

Seja ecologicamente responsável

Por último, mas não menos importante, é imprescindível que as nossas empresas de hoje em dia tenham uma postura ecologicamente correta. Há muito tempo temos tratado o meio ambiente com irresponsabilidade e imprudência, resultando em consequências que serão colhidas por nós mesmos e pelas futuras gerações.

Portanto, procure saber se na sua região ou cidade existem pontos e redes de coleta reciclável, onde podem ser depositados materiais que não serão mais utilizados. Estimule e encoraje os seus funcionários a ter uma responsabilidade social e ambiental, não só dentro da empresa, como fora dela também, descartando o lixo da maneira correta, economizando água e energia elétrica.

O despejo indevido de lixo tóxico ou de resíduos, como graxas, óleos, materiais de limpeza, também pode afetar a natureza, penetrando e infectando o solo e lençóis freáticos e, consequentemente, causando danos à fauna e flora.

Você não quer passar uma mensagem ruim para o seu cliente, não é mesmo? Então, cuide do ambiente ao redor do seu negócio e aproveite todas essas práticas apontadas acima para desenvolver e melhorar cada dia mais a sua empresa. O sucesso com certeza chegará na forma de bons resultados emocionais e financeiros.

Essas foram algumas das dicas e práticas que podem ser utilizadas no dia a dia da gestão de oficina. Se você gostou comece a aplicá-las e compartilhe este texto nas suas redes sociais e ajude mais pessoas a também dominarem o assunto!