Não é nenhuma novidade que a gestão de estoque é fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento, certo? Afinal, essa área afeta diretamente o atendimento ao cliente, o fluxo de vendas, os gastos e, claro, o faturamento da empresa. Por incrível que pareça, porém, ainda há gestores que teimam em negligenciar essa atividade. Alguns cometem graves erros no estoque da oficina mecânica sem perceber que o desempenho geral do negócio sai prejudicado.
O que você precisa saber desde já é que manter um controle de estoque eficiente requer uma boa dose de planejamento e máxima atenção. Lembre-se: quando feitas sem pensar, muitas ações podem afetar as atividades da empresa e, consequentemente, gerar insatisfação nos clientes.
Pensando nisso, resolvemos listar aqui 9 erros no estoque na oficina mecânica que você deve evitar a todo custo. Quer saber quais são? Então acompanhe os próximos tópicos!
1. Não controlar o fluxo de entradas e saídas
Controlar as entradas e saídas da oficina é um dos primeiros passos para manter a gestão do seu estoque em dia. Quando esse monitoramento não é feito, setores como o financeiro e a contabilidade são diretamente afetados. Isso acaba prejudicando os resultados globais do negócio. Para não cair nessa armadilha, é essencial que toda entrada de peças e demais produtos seja registrada. Inclusive em casos de serviços extras feitos pela empresa.
Ao fazer o controle do que entra e sai, o gestor da oficina passa a ter uma visão mais precisa do que realmente tem mais demanda no seu estoque. Este fator melhora muito o processo de pedidos.
2. Não investir em um software de gestão de estoque
Os blocos de anotações e as planilhas já foram parte importante do sistema de gestão de muitos empreendedores no passado. Entretanto, hoje em dia deixar de usar um software é um grande erro. Além de reduzir custos, esse recurso proporciona agilidade ao processo e oferece resultados mais concretos. Desta forma, diminui a margem de erros.
Um software de gestão permite a organização automática de itens e o controle das entradas e saídas. Além disso, controla a verificação dos prazos de validade dos produtos por meio de um relatório que leva apenas alguns segundos para ser emitido! Outra grande vantagem dessa ferramenta está na possibilidade de integração aos demais setores da empresa, contribuindo para o trabalho em conjunto.
3. Não tratar os fornecedores como parceiros
Certas ações são fundamentais para a sobrevivência dos negócios em um mercado cada vez mais competitivo como o atual. Uma delas é ter parceiros de confiança. Para os donos de oficina mecânica, os fornecedores podem ocupar perfeitamente essa posição.
Manter um relacionamento mais próximo com esses parceiros pode ser de grande ajuda em momentos de apertos e imprevistos, sabia? Nessas horas, eles podem facilitar as condições de pagamento ou oferecer prazos maiores. Além disso, podem garantir prioridade na entrega das mercadorias. No longo prazo, essa colaboração permite que ambos sejam beneficiados.
4. Não repor as mercadorias da forma correta
Quando não há controle de estoque, não é nada raro que diversos produtos sejam adquiridos em proporções erradas. Isso significa que determinados itens são comprados sem necessidade, aumentando o risco de prejuízos por ficarem muito tempo parados no estoque. Essa ação prejudica não só a aquisição daquelas mercadorias que realmente têm demanda como ainda aumenta os custos operacionais, comprometendo o capital de giro. Além disso, há o risco de ficar sem algum material. Para piorar, pode levar alguns até que o fornecedor consiga fazer a entrega, deixando a oficina desabastecida.
Para conseguir dar conta da demanda e ao mesmo tempo evitar situações que gerem insatisfação nos clientes, é primordial manter o controle dos produtos por meio de registros e, de preferência, da ajuda de um software que gere relatórios em tempo real.
5. Não organizar os produtos adequadamente
Engana-se quem pensa que o armazenamento inadequado das mercadorias não afeta o desempenho das atividades e, consequentemente, os resultados financeiros da empresa. A má organização dos produtos faz com que haja perda de tempo na hora de procurá-los, por exemplo. O ideal é que estejam posicionados em áreas específicas a fim de agilizar o processo de venda, não concorda?
Por essas e outras, é absolutamente essencial fazer o acompanhamento das vendas e planejar o estoque de acordo com a demanda pelos produtos. Por meio do armazenamento estratégico dos itens de maior rotatividade, a oficina alcançará uma maior economia tanto de tempo como de dinheiro.
6. Não conferir os dados de cadastro
Para que as informações contidas no sistema de software estejam de acordo com o estoque real, é preciso ter bastante atenção no momento de cadastrar os dados referentes aos produtos. Acredite: qualquer erro nesse momento pode causar bastante dor de cabeça. A partir de hoje, então, faça o cadastro de todos os produtos da sua oficina organizando-os conforme função, modelo, cor, tamanho e o que mais achar relevante.
7. Não ter rotinas padronizadas
É sabido que a falta de uma rotina padronizada pode comprometer o desempenho da oficina. Sendo assim, trate de estabelecer o quanto antes um padrão para os procedimentos a fim de manter o controle do estoque. Basicamente, como você já pode imaginar, estamos falando em organizar as entradas e saídas.
Não tem mistério algum! Ao lançar a nota fiscal de um produto que entrou, por exemplo, é necessário conferir a quantidade disponível no estoque físico. Conforme esse item vai saindo, dê baixa no sistema. Simples, certo? Então por que não transformar em rotina padrão?
8. Não integrar a gestão de estoque com o setor financeiro
A falta de integração entre o setor de finanças e a gestão de estoque pode representar um problema. Isso porque aumenta o risco de falhas no planejamento, resultando na falta ou no excessos de produtos. Não se esqueça, portanto: a junção dessas áreas faz uma grande diferença nos resultados da empresa.
9. Não qualificar a equipe
De nada adianta ter um software de gestão eficiente se seus colaboradores não estão engajados no mesmo propósito. Pensando nisso, de acordo com as boas práticas de gestão, é importante proporcionar meios de capacitação para os funcionários a fim de estimular sua motivação.
Com uma equipe estruturada, é possível dividir as responsabilidades para garantir eficiência na movimentação das mercadorias, permitindo que os gestores tomem decisões mais precisas.
Não tem jeito: é simplesmente crucial evitar esses erros no estoque da oficina mecânica. Só assim o gestor consegue impactar significativamente os lucros do negócio, além de influenciar também na forma como os clientes enxergam sua oficina. Você só tem a ganhar!
E agora que você já conhece os maiores erros no estoque da oficina, que tal aproveitar para entender como é possível ter uma gestão de estoque de sucesso com apenas 7 passos?