Como você bem sabe, a gestão de uma oficina mecânica é um tanto trabalhosa. Desde questões financeiras ao relacionamento com os clientes, é preciso ter atenção aos detalhes para que as tarefas não se acumulem. Mas sabia que não é só com os gestores que isso acontece? Sim, os funcionários também podem ser afetados pela falta de organização no trabalho! É aí que entra a necessidade de investir em gestão de tempo e produtividade na oficina. Dessa forma, é possível garantir que todos darão seu melhor para que o negócio cresça estrategicamente. Mas será que você sabe, de fato, como dar início a essa boa prática?
A boa notícia é que preparamos aqui um manual completo sobre gestão de tempo e produtividade na oficina mecânica. Ao longo dos próximos tópicos, você vai conferir como a tecnologia pode beneficiar os processos. Além disso, vai conhecer algumas práticas recomendadas para motivar a equipe e deixar o ambiente mais adequado para os serviços. Vamos lá?
A gestão de tempo para gerar maior produtividade na oficina
Antes de mais nada, precisamos entender que o conceito de produtividade está diretamente relacionado à máxima de fazer mais com menos, desde que sem perder qualidade pelo meio do caminho. Daí podemos perceber que, para elevar a produtividade da oficina e dos funcionários, a gestão do tempo tem muito a contribuir.
Basicamente, sabendo gerir melhor seu próprio tempo e o tempo da sua equipe, é possível:
- organizar melhor os serviços ao alocar os funcionários certos em cada tipo de tarefa;
- entregar serviços em um prazo melhor para os clientes;
- garantir que todo serviço iniciado será finalizado com eficiência;
- saber se a demanda está adequada aos recursos aplicados à oficina, desde ferramentas até a quantidade de profissionais contratados.
Vale ressaltar aqui que os funcionários não conseguem ser extremamente produtivos a todo momento — o que não é culpa deles. A mente precisa de um descanso de tempos em tempos para recuperar sua capacidade lógica e eficiência. Ao pensar na gestão de tempo, portanto, é importante incluir alguns períodos de descontração na rotina de trabalho.
Além disso, a verdade é que de nada adianta ter conhecimento da importância da gestão de tempo para a produtividade da oficina mecânica se não há planejamento, ok? Entenda um pouco mais sobre isso a seguir!
A importância do planejamento para melhorar a produtividade na oficina
Esta talvez seja uma cena comum em sua oficina: os mecânicos estão focados em um serviço, com suas agendas cheias, e chega um cliente de longa data solicitando uma reparação urgente. De que forma você, gestor, lida com essa situação? Acha que deve parar a programação de um funcionário para que ele trabalhe nesse veículo ou é melhor colocar o serviço na lista de espera? Essas e tantas outras questões fazem parte do planejamento do negócio!
É importante classificar a prioridade dos serviços entre urgente, importante e não relevante. No dia a dia, para não deixar o cliente na mão e mostrar o valor da sua oficina, é interessante priorizar os reparos urgentes, mesmo que isso signifique realocar a agenda de algum funcionário.
Além disso, é necessário saber quanto tempo em média cada conserto demora para prever a quantidade de profissionais que devem ser alocados para determinado serviço. E, também, para passar uma previsão mais certeira para o cliente. Tudo isso, é claro, informando aos mecânicos sobre a importância da produtividade para o bom funcionamento da oficina.
Com esse planejamento, você também conseguirá direcionar os profissionais certos para cada serviço, levando em conta sua área de expertise. Aí entra a necessidade de saber delegar tarefas. Para isso, é preciso conhecer bem cada funcionário do time e suas especialidades.
O uso da tecnologia como aliada
Não tem jeito: hoje, a tecnologia está presente em praticamente tudo o que fazemos. A maior prova disso é o smartphone, que pode cumprir desde a função mais básica, de ligar para outra pessoa, até fazer fotografias com qualidade profissional. Assim como os demais aparatos tecnológicos, esse dispositivo veio para facilitar a vida das pessoas, tornando as rotinas mais ágeis e funcionais.
A boa notícia é que a oficina mecânica não ficou de fora desses benefícios! Já são muitos os softwares e aplicativos que podem contribuir para a gestão de tempo e produtividade, sabia? Mas quais as reais vantagens de contar com a tecnologia como aliada?
Melhora o relacionamento com os clientes
Por confirmar que o cliente ficou realmente satisfeito, aumentar a fidelização e gerar diversos insights para melhorar processos, não restam dúvidas de que o pós-venda é tão importante quanto o serviço em si. Lembre-se: é conversando com os consumidores que você terá respostas concretas e direcionamentos para o futuro da sua oficina. A tecnologia pode contribuir de diversas formas aí!
Com aplicativos e softwares de gestão, o cliente pode acompanhar o status do serviço em tempo real, além de tirar eventuais dúvidas sobre o que está sendo feito. Também é possível programar o disparo de e-mails com uma pesquisa de satisfação, por exemplo. Se preferir, você pode usar até aplicativos de mensagem de texto para agilizar a comunicação.
Vale reparar, no entanto, que o acompanhamento do serviço e a comunicação com o cliente não são práticas novas na oficina mecânica. A tecnologia ajuda a agilizar processos. Antes, para saber quando o conserto ficaria pronto, o dono do veículo precisava ligar no estabelecimento e ainda contar com a sorte de conseguir falar com o mecânico responsável. Atualmente já não é preciso que o profissional pare seu serviço para dar esse tipo de informação. A produtividade agradece!
A tecnologia também serve para aproximar o cliente da marca. Nos dias de hoje, a publicidade pode facilmente ser feita pelas redes sociais a um bom custo-benefício. Assim, além de atingir um público maior e mais segmentado, evita-se o gasto excessivo de recursos financeiros e até de mão de obra. Isso porque há outras opções além das tradicionais como panfletagem e telemarketing, por exemplo.
Favorece a organização do estoque
Quem trabalha com peças de reposição em altas quantidades sabe que a gestão do estoque pode ser um ponto bastante complexo, exigindo atenção redobrada. A maior vantagem da organização aqui é vista em forma de agilidade na entrega ao cliente. Agilidade que não acontece quando é preciso aguardar dias para o componente encomendado chegar ou revirar o estoque de ponta-cabeça para descobrir que a última peça já foi vendida. No papel, porém, fica difícil manter a ordem.
Já ouviu falar em software de gestão? Esse recurso permite que a peça seja catalogada no momento em que chega na oficina. Consequentemente, os funcionários não precisarão despender muitos esforços para localizar o que procuram. Sem contar que há um maior controle do que se tem disponível no estoque, evitando assim a correria quando um cliente precisa de um componente em falta.
Capacita melhor os funcionários
Com as novas tecnologias, é possível proporcionar treinamentos mais rápidos e certeiros para seus funcionários. À distância, em qualquer brecha do dia, eles podem assistir a cursos sobre atendimento ao cliente, manuseio adequado de ferramentas, produtividade e otimização do tempo, por exemplo. Nesse contexto, só é preciso ter disposição e acesso a um dispositivo ligado à rede, seja computador, tablet ou smartphone.
Com a chegada dos carros elétricos, por exemplo, você pode optar por investir desde já na capacitação dos profissionais para que eles conheçam o futuro do mundo dos veículos. Desta forma, eles estarão se preparando agora para garantir uma vantagem competitiva lá na frente. Assim, enquanto outras oficinas só vão se preocupar com essa possibilidade quando for extremamente necessário, você já poderá receber clientes.
Por fim, podemos destacar que é possível metrificar a produtividade dos funcionários com a ajuda da automatização de sistemas de monitoramento. Isso tudo permite que o gestor identifique quais mecânicos sabem usar bem o tempo disponível, assim como os gargalos existentes no processo. A partir dessa análise, dá para criar metas realistas, ajudando a motivar a equipe.
Ajuda na saúde financeira
A boa gestão de uma oficina mecânica demanda que se tenha conhecimento de tudo o que acontece para, de fato, ter controle sobre os lucros no fim do mês. Muitas vezes, alguns processos são feitos de forma lenta e equivocada sem a gestão se dar conta, prejudicando a saúde financeira da empresa.
Os softwares dão a confiança de que todos os dados serão armazenados de maneira segura, além de indicarem os pontos que necessitam de melhorias. Assim, é possível criar novas metas e implementar estratégias capazes de favorecer a eficiência da oficina. A automação de dados ainda possibilita maior agilidade para abrir e fechar ordens de serviço, economizando tempo e prevenindo falhas no planejamento.
Aumenta a competitividade
Diante de todos esses benefícios, fica fácil perceber que a oficina que investe em tecnologia ganha muitos pontos no mercado, colocando-se à frente da concorrência, certo? Com clientes mais satisfeitos, um ambiente organizado e profissionais mais capacitados e produtivos, a empresa tem tudo para se tornar referência de qualidade e agilidade nos serviços que presta.
O trabalho de motivação da equipe
A essa altura, já deu para perceber que a tecnologia traz benefícios incalculáveis para a gestão de tempo e a produtividade na oficina, correto? Mas ela também pode trazer algumas complicações para aqueles funcionários que não têm muita afinidade com esses avanços. Será que os profissionais realmente entendem como essas ferramentas podem ajudar no seu trabalho?
Nesse cenário, o ideal para motivar a equipe é investir em treinamentos que os ensinem a ser produtivos e a cuidar melhor do seu tempo, com ou sem a tecnologia. Essa é uma ótima estratégia para o sucesso. Acredite: só com isso você já vai perceber um aumento nos lucros e uma significativa melhoria nos serviços prestados pela oficina.
Para executar essa missão com eficiência, é importante seguir alguns passos essenciais e levar em consideração certos fatores. Entenda a seguir!
Compreendendo a importância
O básico durante esses treinamentos é deixar bem clara a importância da gestão de tempo e da produtividade para o trabalho de um mecânico. Apresente exemplos de como o trabalho pode ser impactado no dia a dia, dando um gás na qualidade do serviço e melhorando ainda mais o relacionamento com os clientes.
Para que os funcionários da oficina estejam alinhados com esse objetivo, é necessário implementar a mensuração de resultados. E eles precisam saber exatamente como isso vai funcionar, combinado? Dessa forma, você mostra respeito pelo trabalho e transparência nas ações. Apresente essa estratégia com os benefícios trazidos para eles, evitando assim a impressão de que a medida só beneficia a gestão.
Oferecendo recompensas
Também é importante recompensar os funcionários que mais se dedicam, mostrando que você vê o empenho e que a oficina precisa do trabalho em equipe para crescer. Crie um plano de recompensas para os mecânicos mais produtivos, aqueles com as melhores avaliações dos clientes e que não deixam a qualidade do serviço de lado só para focar na rapidez — o que seria um exemplo de uso equivocado da gestão de tempo na oficina.
As metas sugeridas devem ser realistas, considerando o trabalho que já vem sendo feito pelos profissionais. Tenha em mente que, caso estabeleça objetivos aparentemente impossíveis, a estratégia pode surtir justamente o efeito contrário, desmotivando a equipe e prejudicando assim a produtividade.
Pedindo feedbacks
Para evitar falhas na estratégia, o ideal é estar sempre em contato com seus funcionários, ouvindo o que eles têm a dizer sobre as metas e o processo em si. Como são eles que lidam diretamente com os serviços e com os clientes, sabem melhor como tudo efetivamente funciona.
Nesse caminho, você pode acabar descobrindo que a gestão também pode se beneficiar de treinamentos para saber delegar tarefas de forma mais acertada. Afinal, quando a prática parte do princípio do achismo, você pode acabar sobrecarregando demais alguns funcionários, enquanto outros ficam mais ociosos.
O papel do ambiente na produtividade da oficina
Imagine que você precisa assinar um documento importante que ficou esquecido sobre sua mesa por alguns dias. Em meio a tantos outros papéis e objetos usados no dia a dia, encontrar esse documento pode não ser uma tarefa fácil.
Por mais que, como vimos, a tecnologia possa ajudar bastante na otimização de tempo e na produtividade, há algumas situações em que o esforço coletivo da equipe pode contribuir (e muito) para a eficiência do trabalho. Nesse caso específico da mesa de escritório bagunçada, o ideal é começar com a organização. Se existisse uma gaveta ou um espaço reservado para documentos importantes, por exemplo, você o encontraria na hora!
Para dar início a esse objetivo, é necessário começar pelo seu escritório — você deve dar o exemplo. Posteriormente, trabalhe para que a mudança seja vista em toda a oficina. Certifique-se de que os funcionários estão alinhados com essa meta de organização e invista em treinamentos para incentivá-los.
Se a organização é percebida por toda parte, o trabalho dos mecânicos pode fluir com muito mais agilidade. Com tudo em seu devido lugar, os profissionais saberão exatamente onde encontrar as ferramentas de que precisam, bem como onde colocá-las novamente assim que forem usadas. A bagunça não será mais uma distração na rotina!
Ferramentas e peças adequadas
Agora que você entendeu por que ter um local específico para as ferramentas de uso diário é fundamental, o próximo passo é avaliar se elas são mesmo adequadas para os serviços oferecidos pela oficina. Atendem às demandas dos mecânicos? E o mesmo vale para as peças e outros componentes de reposição, ok?
O investimento em aparatos de qualidade garante que os instrumentos não vão se quebrar nem durante nem depois do manuseio. Pense bem: você não quer que seus funcionários tenham retrabalho, correto? O ideal, então, é optar por ferramentas e peças de marcas reconhecidas no mercado, que ofereçam garantia de boa procedência. Assim você mantém a integridade do serviço mecânico prestado e evita perda de tempo dos funcionários com reparações motivadas por utensílios de qualidade duvidosa.
Valor para os clientes
Com todos esses benefícios para o trabalho dos funcionários da oficina, o ganho em produtividade e eficiência vai impactar diretamente no que mais importa: a satisfação dos clientes. Além de perceberem que existe uma preocupação a mais com a limpeza e a organização do local, eles também notarão a agilidade dos serviços e o comprometimento com prazos.
No fim das contas, um ambiente mais funcional para os profissionais acaba transmitindo mais credibilidade para os clientes. Isso também ajuda a acrescentar valor ao serviço prestado.
Como é possível perceber, a oficina mecânica só tem a ganhar quando investe em gestão de tempo e produtividade — seja para você, gestor, para os profissionais que ali trabalham ou para os clientes. Por isso, é importante ficar de olho nas melhores práticas aplicadas por aí e, por que não, contar com a tecnologia para otimizar processos!
Por fim, se você quer conhecer mais técnicas, estratégias e dicas em geral para ajudar sua oficina a crescer, não deixe de assinar a nossa newsletter!