Gestão de fornecedores: o passo a passo para oficina mecânica

Que não podemos descuidar da gestão do nosso negócio todos sabemos, certo? Devemos procurar todo o conhecimento e medidas possíveis que possam diminuir gastos e nos ajudar a viver de forma mais sustentável.

Em qualquer área da indústria, comércio ou prestadora de serviços, a gestão de fornecedores é um passo chave. Ela pode resultar em uma base de abastecimento eficaz e responsável para seu estabelecimento. No contexto de uma oficina mecânica, essa estratégia é uma das principais medidas para que o empreendimento se estabeleça como uma companhia lucrativa e respeitada no mercado.

Essa ação pode parecer simples para quem olha de fora. Mas por dentro, é um procedimento complexo, que precisa de atenção a diversas particularidades e planejamento estratégico. É preciso acompanhar tudo de perto para garantir o melhor funcionamento possível.

Nesse post trataremos do que é e por que é tão importante adaptar o seu negócio junta a uma boa gestão de fornecedores. Continue a leitura e fique por dentro.

A importância do fornecedor no resultado da oficina mecânica

Vários fornecedores vão disponibilizar todo o material especificado para o andamento do seu trabalho. Geralmente esse material não pode ser estocado dentro da oficina por serem grandes ou por necessidade sobre demanda.

O gasto com produtos também é agente considerável dos principais custos do seu estabelecimento. Esse fato, por si só, já é motivo suficiente para mostrar a importância econômica de se atentar à gestão como forma de aumentar a lucratividade do negócio. Assim, além de negociações estratégicas e bem feitas, a qualificação dos fornecedores e o alinhamento da qualidade de abastecimento devem ser pensados para cada mercadoria solicitada.

Não dispensar atenção aos benefícios que essa administração oferece pode resultar em sérios problemas, como:

• queda de credibilidade devido a atrasos;
• gastos e preços praticados acima da média;
• mau posicionamento em disputas no mercado;
• perdas de mercadorias;
• desabastecimento;
• diminuição no lucro final.

Levando em consideração os pontos acima, é importante acrescentar que esse gerenciamento não se resume às negociações de valores com os fornecedores. Devemos ser cuidadosos à qualidade dos produtos e serviços, assim como o abastecimento eficaz da oficina.

9 passos para uma boa gestão de fornecedores

1. Escolha os fornecedores de forma estratégica

À medida que sua oficina crescer em número de negócios e clientes, ela também negociará com uma maior quantidade de fornecedores. É natural que durante esse processo você seja capaz de selecionar e escolher quais deles serão melhor para cada finalidade.

Contudo, mesmo que você passe por esse processo de forma orgânica, alguns pontos devem ser observados na escolha de novas alternativas. Muitos parceiros podem te procurar de forma espontânea, expondo suas técnicas e vantagens. Porém, não espere ser procurado por todos eles, você pode acabar não alcançando boas opções escondidas no mercado.

A escolha de um bom fornecedor, por mais que pareça fácil, não deve ser pautada apenas em preço, qualidade e prazo. A tendência é que essa empresa se torne um parceiro de negócio. Dessa forma, analise todas as variáveis que influenciam essa seleção, como:

• Competência: Converse com outros clientes da empresa fornecedora e avalie suas capacidades. Tenha em mente que, mesmo sendo satisfatória para outros, essa empresa pode não funcionar para sua oficina. Baseie-se em outras opiniões mas não tenha isso como um critério final.
• Capacidade: Quão rápido o fornecedor será para lidar com suas necessidades? Ele é flexível e consegue atendê-las?
• Compromisso: caso esteja procurando relações de longo prazo, esse item deve ser especialmente avaliado.
• Controle: O fornecedor tem conhecimento sobre processos, estratégias e procedimentos que sua oficina está avaliando ou já põe em prática?
• Dinheiro: Como anda a saúde financeira do fornecedor? Empresas financeiramente sólidas no mercado podem te ajudar a enfrentar possíveis crises econômicas.
• Custo: O fornecedor te oferece peças e produtos a um bom custo? Lembre-se que esse é um fator chave porém não deve ser o único a ser considerado.
• Consistência: Ninguém é perfeito e imprevistos acontecem com frequência. Todavia, esse parceiro mantém um padrão de entrega e qualidade? Cheque os procedimentos utilizados que garantem a consistência do seu trabalho.
• Cultura: Analise se sua empresa compartilha das missões e visões do fornecedor. Incompatibilidades podem significar em entregas fora dos padrões para sua empresa.
• Sustentabilidade: É muito importante que você e seu parceiro sigam as leis e práticas de meio ambiente.
• Comunicação: Quais serão os principais canais de contato entre vocês? Quais eles têm disponíveis? Em momentos de crise ou emergência isso fará muita diferença.

Empresas têm se baseado em um tipo de qualificação estratégica de fornecedores. Após adquirir e acompanhar os pontos citados de cada possível parceiro, um ranking com o desempenho global de cada um pode ser criado a fim de garantir que sua empresa esteja formando uma cadeia de suprimentos ágil, segura e rentável para ambos os lados.

É aconselhável que o desempenho global seja pautado em três desempenhos, sendo eles:

• operacional: ser eficiente e eficaz em seus processos, apresentar política de gestão da qualidade, cumprir todas as normas e regulamentos aplicáveis, entre outros;
• financeiro: mostrar capacidade de pagamento e giro de capital, expor bom fluxo de caixa, entre outros;
• gerencial: difundir sistemas de gestão, deter certificações e selos de qualidade, ser competitivo, entre outros.

Lembrando que uma empresa pode ser mais forte do que outra no fornecimento de mercadorias diferentes, por consequência o desempenho global de cada pode ser mutável em relação às demandas. Mantendo uma lista com várias possibilidades, você será capaz de lidar com exceções e emergências, permitindo percepções que atenderão melhor à oficina.

2. Busque empresas que ajudem a sua a expandir o mercado

Atingindo seu ponto máximo de crescimento, é natural que uma oficina mecânica busque novas opções a fim de gerar lucros. A expansão empresarial conta com uma oferta de novos serviços e produtos, possível abertura de filiais ou franquias e, principalmente, entrada em novos mercados.

Uma oficina mecânica pode pensar em expansão por diversos motivos. Com a indústria 4.0 a todo vapor, é essencial que a organização mantenha a relevância da sua existência e não perca sua utilidade no mercado. Observe sua carteira de clientes, quem faz seu negócio ser lucrativo e rentável e enxergue suas necessidades.

Resumindo, devemos analisar algumas questões de forma a validar um possível plano de expansão, sendo eles:

• Quais são seus objetivos?
• Quais são os resultados econômicos esperados?
• Quais são os recursos necessários para apoiar a estratégia?
• Quais estratégias financeiras serão necessárias?
• Quais são os riscos?
• Quais obstáculos precisarão ser superados?

Porém, de nada adianta saber definir objetivos e metas se não tivermos um suporte que atenda as necessidades desses novos serviços oferecidos. Por isso, os fornecedores também precisam ter processos bem definidos, envolvendo os suprimentos a ser adquiridos.

Tendo os fornecedores como aliados nessas inovações, eles poderão ajudar na identificação de:

• pontos de melhoria;
• prazos atingíveis;
• metas mensuráveis;
• estimativa de venda e lucratividade em um determinado período;
• análise de desenvolvimento de novos produtos;
• necessidade de novos equipamentos e recursos;
• projeção de vendas e faturamento.

3. Transforme os fornecedores em parceiros de negócio

O mercado é competitivo e essa característica se estende também à cadeia de suprimentos. Ou seja, é necessário, para além de escolher bem o fornecedor, fazer um bom acompanhamento dessa parceria, conquistando as melhores condições de negócio.

Independente do cargo que você ocupa dentro da oficina, enquanto profissional, é função de qualquer funcionário estar alinhado às metas e objetivos organizacionais. Através desse conhecimento, todos estarão aptos a conquistas os melhores benefícios. Consequentemente, qualquer empresa que esteja ligada a sua deve compartilhar dessas mesmas intenções.

Todos os fornecedores devem, assim, trabalhar em parceria real com sua oficina mecânica. O relacionamento deve ser baseado em negociações vantajosas para todos os envolvidos, ou seja, negociações do tipo ‘ganha-ganha’.

Conseguir vantagens em serviços e produtos, condições de exceções em prazos, melhores mercadorias e redução de valores só será possível se o seu fornecedor considerar que sua parceria é importante e necessária.

Qualquer informação crítica de mercado deve ser compartilhada com os parceiros. Uma espécie de sociedade virá através de um processo de confiança e segurança. É imprescindível estabelecer um nível de informação, assegurando que as necessidades da sua oficina serão atendidas.

E claro, o resultado será o ganho de grandes vantagens competitivas sobre os concorrentes.

4. Seja transparente em relação às suas demandas

É extremamente importante procurar um parceiro comercial com baseado nos pontos que já citamos acima. No entanto você também precisa apresentar suas demandas para que ele saiba o tipo de negociação que será firmada.

Por exemplo, você vai comprar os produtos somente por demanda, em poucas quantidades ou vai adquirir uma grande quantia, manter em seus estoques e revender? Para que o fornecedor possa dar certeza de que pode atender suas necessidades, deixe transparente a maneira como a sua oficina trabalha e a maneira ideal que ele te atenda.

É preciso definir se sua oficina vai estocar partes e terminar a produção do produto ou se vai comprar tudo finalizado. Precisa decidir se vai revender os produtos ou se vai vender somente o serviço utilizando o que te foi fornecido. Tudo precisa ser ponderado.

Para tomar essas decisões, converse com os parceiros, analise sua infraestrutura, condições financeiras e de mercado. Ou seja, avalie se possui espaço disponível para manter um grande estoque em sua oficina mecânica e qual seria a quantidade objetiva de mercadoria a ser estocada.

Lembre-se que terá vários produtos ao mesmo tempo e que a quantidade e espaço reservado devem levar em conta informações como quantidade de vendas, custos e prazos de validade.

5. Busque fornecedores que atendam a necessidade do seu cliente

Existem situações nas quais não sabemos ao certo como atender a todas as necessidades dos clientes. É comum surgir essas dúvidas e para isso é essencial que haja o entendimento das fortalezas e dos limites em sua estratégia.

Esteja perto do seu cliente e alinhe as expectativas deles com as da sua oficina. Faça uma análise do que é possível oferecer dentro das condições atuais da sua empresa e de como fazê-lo de melhor possível. Para isso, você deve considerar a qualidade dos produtos ou serviços a serem oferecidos, a variedade, a quantidade, preços, condições de pagamento, benefícios, tudo.

Para considerar esses pontos o alinhamento também deverá ser feito junto aos fornecedores. Cada empresa tem suas próprias necessidades e os critérios de ajuste as expectativas com eles podem ser:

• Oferece produtos de qualidade?
• Tem prazos de pagamento competitivos?
• Oferece preços competitivos?
• Realiza entregas com que frequência?
• Tem um atendimento de qualidade?
• Oferece vantagens para clientes com bom relacionamento?
• Oferece apoio técnico?
• Cumpre com o prometido?

Caso o fornecedor cumpra as questões acima, a possibilidade de que sua empresa também o faça aumenta. Esses elementos são essenciais para nos conectarmos com parcerias de ótima qualidade.

Após chegar a um ponto máximo entre demandas de seus clientes versus ofertas da sua empresa e suprimentos, o ideal é que se mantenham nesse lugar. Acompanhe todo o processo do início ao fim, pois o alinhamento é necessário constantemente.

6. Conte com peças ajudem a proporcionar a garantia de serviço

Ter um padrão de operações e de qualidade é muito importante para economizar tempo, evitando retrabalhos e garantindo que tudo saia perfeito, do início ao fim. Caro é tudo aquilo que você paga por um serviço que não acaba não valendo o preço.

Sendo assim, avalie bem as peças que serão fornecidas e se vale a pena pagar um valor menor por algo que tenha uma qualidade que não atende às suas necessidades e dos clientes. Reflita, também, comprar ou contratar itens que sejam muito bons, mas que excedem suas necessidades e resultem na necessidade de um preço mais alto no serviço.

Tenha um check-list consistente e realista dos requisitos necessários para a garantia do seu serviço e, aí sim, cobre dos fornecedores que as peças e outros produtos também preencham essas exigências.

Mesmo com bons preços, a qualidade dos produtos oferecidos nunca pode ser deixada de lado. E como já mencionado, nem sempre o mais caro é o melhor ou ideal. Avalie as características de cada peça para ter certeza do que se encaixa no seu processo.

Além da boa qualidade, confira as condições de garantia do fornecedor, quais as medidas obrigatórias para trocas de peças. Veja se ele dispõe de suporte 24h, online ou apenas presencial e se é adequado ao que você precisa para evitar ficar na mão ou ter dores de cabeça.

7. Alinhe sua gestão de estoque com o contato com o fornecedor

Como já mencionado anteriormente, quantidade ideal de mercadoria e produto a ser estocados na oficina mecânica deve ser estudada. Sua empresa não focará em somente um fornecedor. Toda logística de cada um deles tem um custo que recai sobre as operações e, no caso da sua oficina, cairá sobre seus produtos.

Geralmente dois terços do custo da logística estão ligados ao transporte de mercadorias, o que significa que quanto mais longe estiver o seu fornecedor e quanto mais viagens ele fizer para te atender, provavelmente, mais caro ele vai ser.

É preciso considerar que a distância do fornecedor afeta diretamente o prazo de entrega que ele consegue cumprir. Explorando os dados de fluxo de vendas, deve-se fazer uma gestão de compras junto ao fornecedor, ou seja, um cronograma de compras de acordo com a demanda estudada pelo histórico. Assim, um número mínimo necessário de produto estará em estoque, reduzindo viagens desnecessárias para entregas.

Quando feitas com antecedência e de forma programada, as compras tem alguma antecedência a não acabar em problemas de entrega. Mas momentos de urgência ou imprevistos podem acontecer. Então, tenha sempre um plano B com algum fornecedor com ponto focal perto da oficina.

8. Utilize um software de gestão de fornecedores

Como qualquer outra empresa, sua oficina mecânica provavelmente possui vários ativos — bens que são considerados no balanço patrimonial — que devem ser conhecidos e registrados, para controle. No caso deste tipo de empreendimento, os ativos são todas as ferramentas, equipamentos e peças utilizadas para os serviços nos veículos. Cada um deles deve ser devidamente marcado com um número e controlado.

Não adianta ter uma boa administração de compras e estoque se os produtos não forem padronizados. Dessa maneira, é importante criar categorias para cada tipo de produto e organizá-los no estoque. Códigos podem ser ciados para que essas mercadorias sejam identificadas facilmente, deixando tudo bem organizado.

Realizando esse controle, além de te permitir saber quantos e os valores dos bens que a oficina possui, possibilita, também, maior controle sobre a localização e estado das mercadorias em estoque, facilitando a compra de novos equipamentos.

A dica agora é utilizar a tecnologia a seu favor. Softwares de gestão e administração de fornecedores tem ganhado espaço no mercado. Esses programas permitem que o usuário realize o controle de estoque de maneira facilitada, podendo ser operados em conjunto com o fornecedor.

O uso dessa plataforma é, provavelmente, a melhor forma de gerenciar o negócio. Para além de estoque, você poderá cadastrar todas as informações que julgar necessárias, fazer controle das contas a receber e a pagar e monitorar todo o fluxo de caixa da oficina. Evite erros e garanta a veracidade de dados e informações da sua oficina mecânica.

9. Avalie e atualize seu portfólio sempre que preciso

As condições comerciais e de mercado mudam constantemente. Em maior ou menor velocidade, a situação de parcerias que existem hoje pode ser alterada devida essas mudanças.  Independentemente da qualidade do serviço que esteja sendo entregue, faz parte do trabalho manter essa qualidade em todo o tempo.

Temos a falsa impressão de que, porque uma parceria costuma ir bem, ela continuará sempre assim. Porém, isso não é verdade. Da mesma maneira, fornecedores que não apresentavam bons resultados e foram descartados por terem uma baixa qualidade podem melhorar seus padrões e voltar a ser interessantes para a oficina.

Não se acomode com seus parceiros habituais. Continue calculando se eles oferecem as melhores soluções e não hesite em procurar outros, caso eles comecem a não te atender como antes. De tempos em tempos, faça uma reavaliação para verificar que o fornecedor ainda está apto a continuar oferecendo seus produtos para os serviços que você disponibiliza.

Para essas reavaliações, observe a conformidade dos produtos entregues, o cumprimento dos prazos e a agilidade quando existe precisão de troca de mercadorias ainda em garantia. Parceiros que descumprem os acordos passam a perder credibilidade e assim podem ser cancelados de sua lista de cadastros.

Todas essas questões devem ser revistas periodicamente ou quando houver a possibilidade de acordar melhores contratos. Ter uma gestão eficiente pode trazer parcerias que irão proporcionar alcançar o sucesso sustentado por meio de custos, qualidade e prazos menores e consequentemente a satisfação do cliente final perante o serviço que você entrega.

Além disso, todo processo de avaliação, possibilita também descobrir possíveis impactos negativos que uma escolha incorreta de fornecedor pode trazer para sua oficina mecânica. Todo aquele esforço inicial de pesquisa e firmação de confiança entre as partes perderá sentido se os critérios não forem monitorados e cumpridos durante todo o contrato.

Relacionamentos de longa data acabam disfarçando a queda da qualidade, o aumento dos preços e nível de atendimento. O ideal é que você não rompa o contrato na primeira falha. Tente sempre melhorar e ajudar a outra empresa a tomar providências de melhoria. Assim, todos ganham e a confiança continua firmada.

Como você pode ver, os detalhes são muitos e devem ser considerados para uma boa gestão de fornecedores.

Tenha em mente que as marcas que você inclui nos serviços prestados da sua oficina mecânica também agregam valor a ela. Elas dizem muito a respeito de como você trabalha, do esforço em manter certo nível de qualidade e de preocupação com o seu público. Por isso, você deve ter atenção redobrada ao que entra no seu estoque e de quem é confiável para acompanhar seu crescimento de perto.

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