6 melhores dicas para a redução de custos operacionais do negócio

Administrar um negócio sem ter o pleno controle dos custos operacionais é inviável, pois, mesmo que a empresa fature bem, o descontrole financeiro poderá drenar toda a sua lucratividade.

Nesse cenário, é importante que o gestor tenha estratégias sólidas para não apenas controlar esses custos, como também para reduzi-los, sem perder qualidade nos serviços prestados e nos produtos vendidos.

Quando falamos em oficinas mecânicas, os custos operacionais que se destacam são relativos aos insumos de produção, contas de consumo, salários e demais encargos trabalhistas, além da carga tributária.

Para que você consiga manter um bom controle, neste post, apresentamos 6 dicas para que você consiga a tão sonhada redução de custos operacionais. Confira!

1. Trabalhe em parceria com fornecedores de qualidade

A redução de custos com fornecedores não está ligada apenas à escolha daquele que oferece o menor preço. 

É preciso levar em conta o custo-benefício, ou seja, a escolha de um fornecedor que entregue um produto de qualidade, ao mesmo tempo que ofereça boas condições de preço e de pagamento.

Por isso, na hora de fechar essa parceria, é importante discutir prazos, preços e quantidade, buscando sempre a combinação que melhor trará descontos para o seu caixa. 

Por exemplo, às vezes, vale mais a pena comprar uma maior quantidade de produtos de uma vez só, gastando um pouco mais, para obter os descontos, do que pedir quantidades menores, em prazos mais curtos, sem o desconto. Nesse cenário, para trabalhar com um volume maior de produtos a gestão de estoque será primordial. 

2. Negocie seus pagamentos de longo prazo

É normal que pequenos e médios empreendedores façam empréstimos e financiamentos para investirem em seus negócios, contando com o retorno para quitar a dívida futura. Porém, quando os juros e as taxas são desfavoráveis, esse empréstimo pode acabar pesando no orçamento e prejudicar as operações.

Nesse cenário, você tem duas opções, sendo a primeira a renegociação do pagamento, buscando um prazo maior, redução dos juros e taxas e melhores condições de pagamento.

Há também a portabilidade de empréstimo/financiamento, em que você tem a oportunidade de transferir a sua dívida para outro banco, que ofereça condições melhores. 

A portabilidade pode ser feita sem grandes burocracias, sendo que não há nem a necessidade de obter o consentimento do banco de origem. Você só precisa encontrar uma instituição financeira que ofereça melhores condições, tendo em mãos os dados referentes ao seu contrato de empréstimo ou financiamento, que o banco novo banco resolverá os trâmites para a transferência.

3. Utilize a tecnologia a seu favor

Em pleno 2023, não faz mais sentido gerir qualquer tipo de negócio sem o apoio da tecnologia. Adquira um sistema de gestão específico para oficinas mecânicas, pois assim você conseguirá controlar melhor o seu fluxo de caixa, gerenciar os atendimentos, automatizar processos que antes eram feitos de forma manual e utilizar os dados para criar relatórios e gráficos que mostram como anda a saúde financeira de sua empresa.

A utilização de um bom sistema de gestão, desenvolvido especificamente para oficinas mecânicas, além de otimizar todos os processos, dá assim precisão para a gestão financeira, reduzindo os erros. Além disso, será possível reduzir custos com papel, pois todos os processos serão digitalizados.

4. Planeje bem o seu estoque

É importante ter um bom controle do estoque para reduzir os custos, por meio da identificação do giro de cada produto. Isso significa que o gestor deve ficar atento ao tempo em que cada produto fica armazenado, desde o momento em que chegam até serem utilizados na oficina ou vendidos ao cliente final. 

Ao identificar bem o funcionamento desse giro, será possível saber quais produtos precisam de uma maior frequência de compra e aqueles que podem ter um intervalo maior, evitando assim um excesso de produto no estoque ou falta de produtos com grande saída.

Nesse cenário, como ressaltamos no tópico acima, a utilização de um bom sistema de gestão é primordial, pois agiliza e automatiza o processo de controle de estoque, evitando incoerências e a necessidade de trabalhos manuais e repetitivos.

5. Terceirize atividades secundárias

O foco de sua empresa deve ser o seu core business, ou seja, se o seu negócio é uma oficina mecânica, seu foco deve ser consertar veículos e, dependendo da situação, vender peças, ferramentas, acessórios e insumos. Tudo além disso se torna secundário e pode ser exercido por empresas terceirizadas. 

Ao terceirizar funções, você passa a ter um maior controle dos custos, pois saberá exatamente quanto vai para e por quanto tempo, sem a necessidade de arcar com salários e encargos trabalhistas. 

Por exemplo, se sua oficina trabalha com sistemas informatizados, não faz sentido ter profissionais de TI contratados, quando você pode terceirizar o suporte.

Além de reduzir custos, você passa a contar com uma equipe qualificada, aumentando a eficiência. O mesmo vale para a manutenção de equipamentos mecânicos, eletrônicos, entre outros.

6. Controle as perdas e desperdícios

Por menores que sejam, as perdas e desperdícios no médio e longo prazo podem prejudicar a lucratividade de qualquer negócio. No decorrer do dia a dia de uma oficina mecânica, nem sempre temos tempo para focarmos nisso, ou seja, a melhor alternativa é criar um plano de ação com procedimentos sólidos para evitar os desperdícios na raiz.

Um plano de controle de perdas e desperdícios deve ter o foco em situações como:

• negociação com fornecedores que atrasam entregas de produtos e insumos;
• controle interno com roubos e furtos;
• controle de extravio e perda de peças por causa de armazenamento inadequado ou desorganização;
• redução de desperdício de recursos como luz, água, lubrificantes etc.;
• avaliação de excesso de retrabalho devido a falhas recorrentes ou falta de padronização.

O plano deve ser criado para reduzir e, se possível, eliminar os focos de desperdícios e perdas, o que resultará na redução dos custos operacionais e aumento da capacidade de investimento da oficina em inovação.

Esperamos que nossas dicas ajudem com a redução dos custos operacionais em sua empresa. Para garantir que tudo ocorra dentro do planejado, é importante acompanhar os dados para saber se as estratégias estão surtindo efeito.

Comparar números de períodos distintos: mês a mês, trimestre a trimestre e ano a ano, para identificar se, de fato, há uma evolução na redução de custos e aumento da lucratividade ou se ainda há mudanças profundas a serem realizadas.

Gostou de nossas dicas? Diga para a gente nos comentários quais são as suas estratégias para reduzir os custos operacionais e quais são os seus principais desafios.