Saiba como fazer a gestão de contas da sua oficina mecânica

A gestão das contas de uma oficina requer a atenção constante dos proprietários e dos gestores responsáveis pelo controle financeiro. Durante os processos diários, são registrados os dados relacionados às entradas e saídas do caixa da empresa. Essas informações precisas e as rotinas devem ser monitoradas para assegurar a saúde financeira do negócio.

Neste post, vamos explicar o que é a gestão de contas e qual a importância de realizá-la de forma adequada. Além disso, apresentaremos um passo a passo sobre como realizar esse processo na oficina e forneceremos detalhes sobre como controlar as notas fiscais, utilizar um software de gestão, evitar misturar as categorias de gastos, separar contas, entre outros.

Gostaria de saber como fazer a gestão de contas da oficina mecânica de maneira apropriada? Acompanhe a leitura e fique por dentro!

Entenda o que é a gestão de contas

Gestão de contas é a administração que envolve o setor financeiro com o objetivo de gerenciar as contas a pagar e a receber das oficinas. Essas informações são importantes para administrar o estabelecimento e embasam as decisões dos gestores. O controle das operações e a emissão de relatórios são indispensáveis para uma excelente gestão financeira.

A gestão de contas gera ótimos resultados para a mecânica do carro, pois auxilia no cumprimento dos prazos, reduz as falhas, elimina os riscos, otimiza os processos e minimiza os prejuízos com o pagamento de juros e multas.

Por outro lado, aumenta a produtividade e o engajamento dos colaboradores, motiva as equipes, permite a programação de ações financeiras etc.

Compreenda a importância de realizar a gestão de contas

É muito importante realizar a gestão de contas de forma adequada para saber quais débitos precisam ser pagos e os valores que ainda serão recebidos. O processo de gerenciamento é fundamental para o equilíbrio da oficina. Ele é crucial e ajuda com a alavancagem dos negócios, além de aumentar a competitividade no mercado e conferir credibilidade.

O gerenciamento das contas também é relevante para que a oficina cresça de modo organizado e faça o planejamento de novos investimentos. A gestão dos valores a receber e a pagar é determinante para o sucesso do estabelecimento dessa área. Por meio dela, podem ser criadas estratégias e realizadas as escolhas que vão garantir o futuro dos negócios.

Veja um passo a passo de como realizar a gestão de contas

O mapeamento dos fluxos dos processos é o primeiro passo para gestão eficiente das contas. Para que os procedimentos sejam efetuados de modo inteligente e fluídos, é necessário entender as rotinas produtivas do negócio. Assim, o planejamento financeiro terá êxito e o gestor alcançará ótimos resultados. Mantenha um controle dos gastos variáveis e fixos e faça análises diárias dos lançamentos.

Controlar as notas fiscais

Registre as notas fiscais todos os dias de forma organizada para ter controle efetivo dos pagamentos e receitas realizados. Estabeleça uma rotina para apontar as informações desses documentos em ambiente virtual e guarde-os de forma segura.

Evite a perda dos dados armazenando-os na nuvem por meio da internet. Desse modo, os seus colaboradores ganham mobilidade e facilidade de acesso.

Utilizar um software de gestão

Use um software de gestão para controlar as contas a pagar e receber e tornar os processos mais ágeis e simples. A ferramenta vai auxiliar no planejamento para que os resultados sejam positivos no final de cada período. Com um sistema de gestão apropriado para esse departamento será mais fácil fazer a integração dos setores, padronizar os dados e acompanhar as informações.

Evitar misturar as categorias de gastos

Misturar as categorias de gastos é uma falha comum em pequenos estabelecimentos. Separe as suas despesas pessoais das contas da empresa e faça cálculos separados para evitar a falência. Um equívoco pode ser extremamente prejudicial para o negócio, motivo pelo qual é indicado que todos tenham um salário definido. Não se esqueça de registrar todos os depósitos e faturas pagas.

Separar contas a pagar e contas a receber

As contas a pagar devem ser controladas para facilitar a compreensão sobre obrigações assumidas que representam o desembolso de dinheiro.

Inclua nos registros valores gastos com aluguel, tributos, folhas de pagamento, máquinas, serviços, aquisição de insumos, materiais e muito mais. Considere os custos fixos e faça a previsão de uma margem para os custos variáveis.

O controle das contas a pagar serve para saber como poupar, para o estabelecimento de prioridades se houver dificuldades financeiras, a programação dos pagamentos para evitar atrasos, o monitoramento das contas e dos prazos para a quitação, a tentativa de renegociação para eliminar juros e multas, bem como a separação dos compromissos da oficina por tipo de pagamento e fornecedor.

Gestão de contas a receber

Já as contas a receber são registradas para que o gestor tenha controle dos recursos que serão recebidos. O controle e a organização são primordiais para que o estabelecimento receba os valores relacionados a serviços prestados ou produtos vendidos. Deixe registrada a quantia a ser recebida e a data que o valor deverá entrar no caixa.

O registro desses dados evita que a oficina seja prejudicada por causa de inadimplência ou atrasos nos pagamentos. Com ele, os colaboradores farão a cobrança dos valores e evitarão que o estabelecimento sofra prejuízos.

Outro fator importante é que esse controle ajuda a identificar os bons clientes e a criar um relacionamento de confiança com esses consumidores.

Elabore um planejamento financeiro

O sucesso da gestão de contas depende de um planejamento financeiro acertado. Crie uma planilha que contenha todos os custos fixos e variáveis da oficina para fazer a programação das despesas de cada período, assim como as entradas de recursos. Identifique o que a sua oficina precisa, invista em estratégias, trace objetivos e persiga-os.

Seja organizado

O gerenciamento adequado das informações depende da organização. Por esse motivo, seja organizado e armazene os dados de forma que sejam facilmente localizados e sirvam para a emissão dos relatórios analíticos. Desse modo, é provável que os gestores tenham insights e descubram o que é necessário fazer para realizar melhorias na oficina.

Entendeu como fazer a gestão de contas da sua oficina mecânica? Saiba que é realmente importante fazer o planejamento financeiro da oficina mecânica para que ela se mantenha ativa no mercado. Ele servirá de base para a criação de planos de ação para elevar a lucratividade, aumentar a produtividade dos colaboradores e superar a concorrência.

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