Gestão de Oficina Para o Mecânico

Ferramentas de gestão para oficina: 9 opções para você

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Com o avanço da tecnologia e as novas exigências do mercado, muitos gestores têm percebido a necessidade de mudar a forma como administram seus negócios. Nesse contexto, o uso de sistemas de softwares e de ferramentas de gestão para oficina tem se tornado cada vez mais comum nessas empresas.

Foi-se o tempo em que as oficinas eram tidas como lugares sujos e desorganizados. Hoje em dia, além da preocupação em colocar ordem no ambiente físico, os administradores também precisam organizar a gestão, que deve ser eficiente para gerar resultados efetivos. Para isso, é fundamental contar com ferramentas capazes de reduzir os custos, potencializar o processo de decisão, melhorar a gestão de estoque, além de garantir um atendimento de excelência.

Com isso em mente, já até dá para imaginar como a tecnologia pode contribuir com o desenvolvimento do seu negócio, não é mesmo? Para ficar ainda mais claro, resolvemos listar aqui 9 das principais ferramentas de gestão para oficina que você pode aplicar em seu negócio. Quer saber quais são? Então acompanhe!

A importância geral das ferramentas de gestão para oficina

Em um mercado cada vez mais competitivo, só sobrevive quem dispõe de uma gestão eficiente e apresenta diferenciais no seu negócio. Além disso, é preciso estar disposto a fazer ajustes para acompanhar as tendências da tecnologia a fim de obter maior controle sobre as atividades corporativas.

Nesse cenário, a oficina que faz uso de um software gerencial e de ferramentas de comunicação para agilizar o compartilhamento de informações consegue reduzir seus gastos e, consequentemente, obter melhores resultados. Ainda não se convenceu? Então fique de olho para conhecer as principais vantagens de usar a tecnologia na sua gestão!

Saúde financeira

Não há nada pior para um gestor que não saber com exatidão o que entra e o que sai da sua oficina. Uma situação de desordem como essa dificulta o cálculo preciso dos lucros, das despesas e até mesmo dos prejuízos, colocando em risco a saúde financeira da empresa como um todo.

Por outro lado, quando o gestor opta por fazer uso de boas ferramentas de gestão e sua oficina, o cenário financeiro muda. A automatização e otimização dos processos da empresa possibilita a redução de gastos, melhora o controle de estoque, minimiza as operações e agiliza o atendimento. Além de garantir a saúde financeira da oficina, essa ação permite que o capital adquirido seja investido em novas oportunidades.

Controle operacional

Outra vantagem bastante visível proporcionada pelo uso das ferramentas de gestão para oficina é a possibilidade de centralizar o controle de toda a cadeia logística e operacional da empresa. Por meio da centralização de dados, dá para desenvolver planejamentos mais precisos, reduzir os custos e controlar o estoque de acordo com a demanda. Além disso, é possível identificar aqueles pontos que têm gerado resultados e os que ainda precisam de melhoria.

Além de atribuir mais valor para sua imagem, uma oficina organizada permite que os serviços sejam feitos com muito mais eficiência. Imagine, por exemplo, como seria desagradável tanto para você, gestor, como para os clientes se todas as vezes que eles retornassem à sua oficina para solicitar um serviço fosse preciso cadastrar novamente todos os seus dados. E o que você faria se um cliente pedisse alguma informação sobre um serviço feito anteriormente, mas, por pura falta de gerenciamento de dados, essa resposta não pudesse ser repassada? Seria no mínimo frustrante para ambos, não acha?

Por incrível que pareça, situações como essas ainda fazem parte da realidade de algumas empresas. Justamente por isso, tais negócios dificilmente conseguem evoluir ― muitas vezes, aliás, sequer permanecendo no mercado. Por essas e outras razões, o investimento em ferramentas de gestão já não é mais uma questão de opção, mas sim uma necessidade.

Padronização processual

Com o sistema de monitoramento de operações devidamente automatizado, é possível padronizar as atividades dos funcionários e gerar relatórios de produtividade precisos. Dessa forma, torna-se viável identificar falhas o quanto antes, otimizar os serviços e, principalmente, aproveitar ao máximo a capacidade de cada profissional.

Atendimento personalizado

De alguns anos para cá, a maneira como as marcas têm se relacionado com os consumidores mudou bastante. Hoje, empresas de qualquer segmento e porte precisam desenvolver um relacionamento mais próximo com seu público, procurando conhecer suas reais necessidades, suas dores e seus desejos. Só assim é possível criar soluções que efetivamente atendam a suas expectativas. Entra aí o uso das ferramentas digitais, primordiais nesse processo.

Por meio desses recursos, os gestores conseguem garantir um atendimento personalizado sem comprometer a qualidade do serviço, de maneira a não aumentar os custos da operação. Esse não parece ser o cenário ideal?

Percebe como a gestão da sua oficina pode ser mais eficiente com o auxílio das ferramentas tecnológicas? E o melhor é que, atualmente, o mercado já oferece diversas opções de ferramentas de gestão altamente especializadas para o setor de oficinas. Mas como escolher a que atenderá melhor a suas necessidades, possibilitando assim que alcance seus objetivos?

Para acertar na escolha, é preciso, antes de mais nada, analisar se o software apresenta uma interface amigável, de fácil entendimento, se é funcional e oferece uma abordagem completa do controle das atividades da oficina mecânica. Aí é só partir para o teste! Continue acompanhando para entender melhor!

As 9 melhores ferramentas de gestão para oficina

Separamos aqui 9 ferramentas que podem ser usadas em prol da gestão da sua oficina mecânica. Confira!

1. Análise SWOT

Se o que você procura é uma forma de desenvolver um planejamento estratégico com o objetivo de definir ações e metas para melhorar a execução das atividades da sua oficina, a análise SWOT pode ser a ferramenta certa.

Com uma metodologia bem simples, mas efetiva, a análise SWOT (também conhecida por análise FOFA, sigla para Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças) é bastante usada para estudar os ambientes interno e externo da empresa. A partir dela, é possível visualizar quais são os pontos fortes e fracos, desenvolvendo a partir daí melhores estratégias.

Basicamente, a análise SWOT tem os seguintes objetivos:

  • para o ambiente interno, analisando as forças e fraquezas: padronizar os processos, focando na atividade principal e eliminando o que não gera resultados;
  • para o ambiente externo, analisando as oportunidades e ameaças: automatizar dados, que serão mais precisos e confiáveis, dando agilidade às informações para favorecer a tomada de decisões, a criação de estratégias e, consequentemente, a redução de falhas.

No fim das contas, a ideia é identificar quais são os riscos da empresa, definir o que é prioridade para melhorar a gestão da organização e fazer a previsão de vendas em conformidade com as condições de mercado e a capacidade da empresa.

2. Ciclo PDCA

Método de gestão que tem como finalidade promover a melhoria dos processos e, consequentemente, diminuir o risco de improdutividade nas empresas. O ciclo PDCA é aplicado em 4 passos: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act). Funciona de forma contínua, de forma que, assim que um ciclo é finalizado, logo se inicia outro. A ideia é alcançar melhores resultados a cada fase concluída. Vale lembrar que cada ciclo PDCA reiniciado se torna mais complexo, uma vez que as metas tendem a ser mais ousadas.

O melhor de tudo é que essa ferramenta apresenta uma vasta área de aplicação, podendo ser usada em qualquer empreendimento, independentemente do tamanho ou do segmento do negócio. Que tal testar na sua oficina mecânica?

Para você entender melhor como funciona esse processo de melhoria contínua, confira agora como trabalhar cada uma das etapas desse ciclo!

Planejar (plan)

O planejamento é a primeira etapa, momento em que serão estabelecidos os objetivos e as metas. É muito importante analisar quais são os problemas que precisam ser resolvidos durante esse processo para, enfim, elaborar um plano de ação. Além disso, é nessa fase que os indicadores de desempenho precisam ser definidos, recursos mais que necessários para verificar a evolução do projeto.

Fazer (do)

Agora é a hora de colocar tudo o que foi planejado no papel, em forma de programa de correção, para partir para a prática. Mas atenção: para que a metodologia funcione bem e para que você não se perca durante o processo, é necessário seguir à risca o que foi planejado, ok?

Checar (check)

Lembra-se dos indicadores de desempenho que foram definidos lá na primeira etapa? Pois agora é hora de usá-los! Depois de executado o plano de ação, é preciso fazer um comparativo entre os resultados obtidos com as metas estabelecidas, analisando assim se o planejamento saiu como o esperado.

Agir (act)

Agora é preciso decidir qual será o próximo passo. Se as metas foram alcançadas, o plano usado pode ser adotado como padrão. No entanto, se o planejamento não saiu como o esperado, essa é a hora de reavaliar as ações para fazer os ajustes necessários, corrigindo falhas e buscando melhorias imediatas para que o ciclo PDCA seja reiniciado o quanto antes.

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3. 5W2H

Usado por muitas empresas, o 5W2H é um modelo de planejamento que tem como objetivo esclarecer dúvidas e questionamentos durante o desenvolvimento de qualquer que seja a estratégia adotada. Quando aplicado corretamente, o 5W2H gera um resultado bastante satisfatório de maneira simples e objetiva.

Mas, afinal, o que significa 5W2H? Pois o 5W representa a somatória de 5 palavras em inglês iniciadas com a letra W: what (o que), why (por que), where (onde), when (quando) e who (quem). Já o 2H se refere às palavras em inglês how (como) e how much (quanto). Na prática, essas expressões são aplicadas da seguinte maneira:

  • what: o que precisa ser realizado;
  • why: por que precisa ser concluído;
  • where: onde precisa ser feito;
  • when: quando será finalizado;
  • who: quem será o responsável;
  • how: como deve ser executado;
  • how much: qual será o valor da despesa.

O 5W2H é considerado um instrumento completo, pois busca a resposta de 7 questionamentos essenciais para a elaboração de um planejamento estratégico. E o melhor é que pode ser aplicado aos mais diferentes processos, basicamente qualquer atividade que requeira estratégia de ação e organização.

4. 4 Ps de marketing

Útil para qualquer negócio, mas sobretudo para as pequenas e médias empresas. Os 4 Ps do marketing reúnem os pilares essenciais para o desenvolvimento de qualquer estratégia nesse sentido. Produto, preço, praça e promoção: quer saber qual é a finalidade de cada um deles? Acompanhe!

Produto

Seja um produto ou serviço, qualquer empresa precisa oferecer algo para continuar existindo, certo? Pois o objetivo principal desse pilar é entender e definir quais serão as principais características e qualidades do que você oferecerá para seus clientes. Além do mais, é nesse momento que o ciclo de vida do seu produto ou serviço será definido.

Para tanto, é preciso ter as respostas para as seguintes questões na ponta da língua:

  • qual o propósito do seu produto ou serviço;
  • que necessidades e/ou desejos ele pretende suprir;
  • qual função ele deve ter;
  • em que momento o cliente precisará dele;
  • qual será o modelo, se terá opções em cores e tamanhos diferentes, por exemplo;
  • pensando em serviço, quais pacotes podem ser configurados;
  • qual será seu principal diferencial;
  • qual será o nome.

Preço

Sem sombra de dúvida, esse é um dos pilares mais importantes para o crescimento de qualquer empresa, já que o preço está ligado ao valor do que é oferecido para os clientes. Além disso, para que seu negócio permaneça no mercado, é preciso que saiba controlar o fluxo de caixa, garantindo assim a circulação saudável de dinheiro. Nesse sentido, é necessário analisar algumas questões, como:

  • o valor final do seu produto ou serviço;
  • as variações de preço do produto ou serviço;
  • quanto o cliente está disposto a pagar;
  • a diferença entre seu preço e o da concorrência.

Praça

O principal objetivo desse pilar é ajudar a decidir sobre a melhor maneira de atrair clientes. Nesse caso, as indagações mais adequadas para se chegar a uma solução são:

  • onde seu público procura por seus produtos ou serviços;
  • que tipo de ponto de venda é mais adequado para seu negócio;
  • qual o melhor canal para você abrir sua loja virtual, se for identificado que deve-se seguir nesta linha;
  • como sua oficina pode acessar os melhore canais de distribuição.

Promoção

Aqui, o foco se mantém na montagem da melhor estratégia para promover sua marca, de maneira que ela consiga alcançar os clientes certos. Por esse motivo, pense em:

  • quais são os melhores canais de divulgação para você apresentar suas soluções para possíveis clientes;
  • caso seu mercado seja sazonal, qual a melhor estratégia para aproveitar as épocas certas e aumentar suas chances de venda;
  • qual a estratégia usada por seus concorrentes para promover a marca;
  • quando e onde você pode trabalhar o marketing da oficina.

5. KPIs

KPI nada mais é que a sigla para a expressão em inglês Key Performance Indicator, que, traduzido para o português, significa indicador-chave de performance. Essa ferramenta é utilizada para avaliar se uma ação específica ou um conjunto de iniciativas está atendendo (ou de preferência superando) as expectativas propostas pela empresa.

Como são diversos os indicadores que podem ser medidos, você deve ter em mente que um bom KPI deve ser relevante para seu propósito, seja ele qual for. Afinal, tais indicadores serão os responsáveis por medir a performance do seu objetivo. E já vale ressaltar que o resultado pode ser representado por um número ou uma porcentagem.

Para ficar mais fácil de entender, montamos aqui uma checklist com as características que o KPI ideal deve ter:

  • disponibilidade para ser mensurado;
  • relevância para a base do negócio;
  • potencial para ajudar na tomada de decisões inteligentes;
  • periodicidade.

Além disso, para facilitar ainda mais sua escolha, saiba que o KPI pode ser dividido em 3 categorias:

  1. primários: são os principais KPIs para seu objetivo, responsáveis por indicar se a empresa está gerando lucros;
  2. secundários: servem para justificar os KPIs primários, mostrando como os resultados foram alcançados;
  3. práticos: sua função é explicar com detalhes os resultados apontados pelos KPIs primários e secundários.

6. Metodologia 5S

Ambiente desorganizado e sujo? Nada disso! Atualmente, a manutenção da ordem na oficina é simplesmente essencial para valorizar a imagem da empresa. E é nesse sentido que entra a metodologia 5S, ótima alternativa para quem busca melhorar o ambiente de trabalho.

Essa metodologia teve origem no Japão, depois da Segunda Guerra Mundial, com o objetivo de reconstruir um país destruído pelo conflito. A estratégia deu tão certo que se expandiu pelo mundo, sendo usada por empresas de todo tipo de segmento nos dias de hoje.

O sistema 5S propõe alterações na rotina empresarial com o propósito de melhorar a qualidade do ambiente, permitindo que as tarefas sejam feitas com mais eficiência. É ideal, assim, para quem busca por um impulso na produtividade.

Trata-se de um método baseado em 5 princípios:

  1. seiri – senso de utilização: fique apenas com o que é necessário para a oficina mecânica;
  2. seiton – senso de organização: mantenha a oficina organizada, tendo em mente que, quando necessário, você deve encontrar a ferramenta procurada de forma rápida;
  3. seiso – senso de limpeza: deixe claro que manter a oficina limpa é um dever de todos que frequentam o ambiente;
  4. seiketsu – senso de padronização: crie normas e padrões para garantir que o seiri, o seiton e o seiso sejam cumpridos;
  5. shitsuke – senso de autodisciplina: desenvolva métodos de conscientização para que todos os colaboradores aceitem esse novo padrão de gestão, de forma que a metodologia 5S seja introduzida na cultura da empresa sem dificuldades.

7. Estoque Fácil

Disponível em versões para Android, o app Estoque Fácil é uma ferramenta completa, pensada justamente para ajudá-lo no controle da sua empresa. Acessando o aplicativo, você terá acesso a fornecedores, planilhas de custo e monitoramento do estoque, além de conseguir cadastrar os materiais.

Por meio dessa ferramenta, portanto, você controlará todas as áreas da oficina, agilizará o atendimento dos clientes e ainda aperfeiçoará a administração do setor financeiro. E o melhor é que o aplicativo oferece 30 dias gratuitos de teste! Depois desse período, basta escolher entre um dos planos disponíveis.

Resumindo, podemos dizer que o aplicativo oferece as seguintes vantagens:

  • controle de fornecedores;
  • formas de pagamento;
  • controle de clientes;
  • relatório de estoque mínimo;
  • controle de produtos;
  • relação de vendas efetuadas;
  • emissão da 2ª via de recibos;
  • backup automático;
  • suporte técnico;
  • compartilhamento das transações por meio das redes sociais;
  • acompanhamento gerencial;
  • relatório de dívidas;
  • agilidade no pagamento.

8. On Motor

O On Motor é um sistema de software feito exclusivamente para as oficinas mecânicas. A ideia é que ele ajude no controle da empresa, desde a abertura até o gerenciamento financeiro do dia a dia. Com isso, garante mais agilidade nos processos, um melhor aproveitamento do tempo por meio de buscas rápidas, além de ainda dar uma mãozinha na personalização do atendimento aos clientes.

Para você entender como tudo isso acontece, conheça algumas das funcionalidades dessa ferramenta:

  • controle de estoque:
  • gráficos de visão gerencial que facilitam a análise de dados;
  • acompanhamento das vendas em tempo real, o que permite que se faça um atendimento personalizado, ainda mantendo os clientes informados sobre o andamento dos serviços;
  • interação com o público;
  • visão financeira do negócio, de forma a permitir que se tenha maior controle sobre o faturamento dos serviços;
  • cadastramento de gastos com aluguel, fornecedores, produtos, funcionários.

9. CRM

O CRM (do inglês Customer Relationship Management) é um software que garante a otimização da comunicação com os clientes da oficina mecânica. Ele proporciona, desta forma, uma gestão mais eficiente. Isso porque o sistema digital foi criado justamente para melhorar o atendimento no longo prazo.

No CRM, é possível registrar todos os dados dos clientes, separando-os em grupos de acordo com os mais diferentes cenários. Com isso, a gestão da oficina consegue planejar ações específicas segundo as necessidades de cada grupo. Desta forma, disparar lembretes quando novas manutenções precisam ser realizadas e lembrar de datas de aniversário para mensagens personalizadas. Além disso, é possível registrar orçamentos e acompanhar se o cliente retornou para realizar o serviço, o que pode indicar melhorias no atendimento ou estruturação dos custos.

Tecnologia aliada às ferramentas de gestão para oficina

Viu como a tecnologia tem desenvolvido ferramentas cada vez mais eficazes para as oficinas mecânicas? A escolha do melhor método deve ser feita com cuidado, a fim de garantir o aproveitamento ideal dos recursos, permitindo assim a criação de novas estratégias e facilitando ainda mais a tomada de decisões.

São diversas opções de ferramentas de gestão para oficina disponíveis. Faça a análise do seu negócio para entender quais delas oferecerão os melhores benefícios e passe a utilizá-las o quanto antes.

Gostou da leitura e quer saber mais? Então aproveite o embalo para ler nosso post sobre as principais tecnologias automotivas para o mecânico!

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