Gestão de oficina: boas práticas que não podem faltar no seu negócio
Assim como em qualquer outro negócio, as oficinas também são estabelecimentos que precisam receber uma boa gestão para ter bons resultados de curto e longo prazo. As especificidades do segmento podem ocasionar dificuldades até para os mais experientes, que já estão há anos trabalhando com este mercado.
Neste post, vamos levantar alguns pontos que são necessários dedicar uma atenção maior e que vão fazer uma grande diferença para alcançar a gestão de oficina ideal. Daremos dicas e vamos sugerir práticas que podem ser seguidas para chegar ao resultado desejado com mais facilidade.
A ideia aqui é discutir sobre questões como a organização dos processos internos para evitar, por exemplo, o retrabalho de tarefas e tentar otimizar ao máximo o processo em sua totalidade. Além disso, um ponto de muita atenção são os fornecedores. Como não depender deles e montar uma rede de fornecimento estratégica e de confiança?
Outros tópicos que também serão levantados são atuações comerciais, como a prática de preços competitivos e a fidelização dos seus clientes. Por fim, temas essenciais como o controle financeiro e a responsabilidade ambiental também serão abordados para que você tenha uma leitura completa sobre a gestão de oficina.
Agora que você já sabe um pouco do que será discutido, continue lendo o texto com bastante atenção para poder capturar o maior número de dicas possíveis que vão auxiliar no desenvolvimento e na mudança de gestão do seu negócio.
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Garanta a organização dos processos internos
As oficinas, em geral, têm uma grande facilidade em se tornar locais desorganizados se não contarem com um plano bem definido de atuação. São peças, ferramentas e veículos que representam a organização física e as mais variadas atividades que representam a organização processual. Ambos fundamentais na gestão de oficina. Separar locais estratégicos para os itens e garantir a ordenação destes reduz o desperdício de tempo para procurar uma ferramenta, por exemplo, ou até evita que peças sejam perdidas ou trocadas entre os veículos. Situações que são inadmissíveis dentro de uma boa oficina, não é mesmo? O segundo tipo de organização é o que mais pode impactar na sua empresa. Saber definir bem o fluxo dos processos internos pode aumentar a rentabilidade da sua empresa consideravelmente. Com uma boa definição dos procedimentos é possível gerir o seu tempo e o dos seus funcionários da melhor maneira. E, como se sabe, tempo é dinheiro!Capacite os funcionários conforme a demanda
Estar atualizado é essencial para empresas de qualquer ramo ou setor. Uma das formas de acompanhar as práticas do mercado e de manter a qualidade dos serviços prestados é capacitando o quadro de funcionários da oficina. Essa prática garante alguns benefícios:- deixa o cliente satisfeito pelo bom serviço prestado;
- garante a qualidade do serviço;
- reduz o tempo de atuação do funcionário em uma determinada tarefa;
- faz com que os funcionários se sintam valorizados;
- estimula o crescimento e motiva a equipe;
- acompanha tendências e práticas do mercado.
Use a tecnologia a favor da gestão de oficina
A tecnologia veio para ficar e para acelerar o crescimento, então tente se manter constantemente por dentro das inovações e produtos tecnológicos que aparecem no ambiente das oficinas mecânicas. É certo que muitas vezes as tecnologias disponíveis ainda são muito caras e não se pagam dentro da operação, podendo ser um tiro no pé. Então, faça um estudo dos benefícios que a aplicação da tecnologia pode gerar e realize as escolhas adequadas. Em alguns casos, pode ser que produto inovador não traga diretamente um benefício financeiro, mas que seja um diferencial entre os concorrentes, chamando a atenção dos clientes para realizar mais serviços dentro da sua oficina. É necessário ter uma visão do todo para entender se realmente existe uma oportunidade na aquisição do produto. Além da tecnologia oferecida para o cliente, existem as que podem auxiliar nos seus processos internos. Softwares de computador são ótimos exemplos que podem gerar um aumento da produtividade. Com eles é possível ter uma maior noção da sua operação, principalmente a partir da visão do volume de clientes, quais serviços executados concentram a maior parte da sua operação, levantamento e acompanhamento financeiro, controle de clientes, fornecedores e estoques, entre várias outras possibilidades. Existem muitos produtos disponíveis que podem facilitar e desenvolver o seu negócio. [rock-convert-cta id="2198"]Tenha um bom relacionamento com os clientes
Os clientes são o principal motivo da sua empresa estar funcionando ou não, e por isso devem ser tratados com a devida importância. Exija um ótimo tratamento por parte dos seus funcionários para que um bom relacionamento seja criado e mantido ao longo do tempo. Oferecer um ótimo atendimento desde a chegada até a saída, mostrar transparência nos serviços prestados, explicar produtos e processos, quando necessário, são alguns pontos que podem fortalecer o relacionamento da sua oficina com os seus clientes. Esteja sempre aberto para receber críticas e sugestões de melhorias, desta forma o usuário se sentirá ouvido e você poderá guiar o desenvolvimento do estabelecimento.Ofereça serviços diferenciados em relação à concorrência
O primeiro passo para poder oferecer serviços diferenciados em relação à concorrência é conhecendo ela muito bem. Por isso, comece justamente entendendo quem são os seus concorrentes, que produtos e serviços eles oferecem, qual é o preço cobrado, se tem qualidade e se os clientes estão satisfeitos. Pode ser difícil capturar todas essas informações, mas tente aprender o máximo que conseguir, quanto mais insumo você possuir, mais você poderá decidir qual será a melhor frente a atacar, se será abaixando o preço de um produto, oferecendo um serviço que ninguém disponibiliza, aumentando a qualidade perante as outras oficinas. Essa estratégia aumenta a captação e retenção de clientes, aumentando também a gama de serviços prestados.Trabalhe com prazos competitivos
Ter um serviço que chame a atenção dos clientes, como visto acima, é uma boa tática, mas em oficinas é imprescindível que se trabalhe com prazos competitivos. Todos nós sabemos o quão ruim é ficar sem o veículo quando o levamos na oficina. A velocidade na entrega, muitas vezes, é um fator determinante na escolha do consumidor. Então, empenhe-se para entregar o produto com qualidade, mas não se esqueça de realizar o serviço em um intervalo de tempo que não vai irritar ou prejudicar o cliente.Tenha fornecedores estratégicos e de confiança
Ter uma rede de fornecedores pulverizada e de confiança é o sonho de qualquer gestor de uma empresa. Muitas vezes acaba-se criando uma dependência de um ou outro fornecedor por conta de um determinado produto, que é vendido unicamente por ele, mas, às vezes, essa dependência é criada por pura falta de planejamento. Dessa forma, tente sempre manter uma lista atualizada de no mínimo dois ou três possíveis fornecedores para cada produto que você precise utilizar ou para cada peça disponível para venda na sua loja. Além de ter sempre um plano B em mãos, você também terá informações para poder negociar preços e prazos vantajosos. Busque comprar de quem tem uma boa confiabilidade consolidada no mercado. O constante não cumprimento dos prazos acertados e a entrega de peças de qualidade inferior à combinada são alguns sinais de que é necessário trocar de fornecedor o mais rápido possível. Uma boa dica é comparar os preços dos fornecedores que estão geograficamente perto do seu estabelecimento e realizar pesquisas na internet. A segunda opção vem crescendo bastante e acaba sendo o jeito mais fácil e eficiente de encontrar ótimos preços a um bom custo-benefício. Veja abaixo vantagens que a compra de peças virtualmente contém:- comodidade na procura;
- agilidade na busca e na entrega;
- variedade de peças e produtos;
- múltiplas formas de pagamento;
- apuração do melhor custo-benefício.
Utilize o marketing online e offline a seu favor
“Quem não é visto, não é lembrado”. Já escutou essa frase? O marketing atua exatamente nesse ponto, fazendo com que a sua empresa seja vista, lembrada e divulgada. Seja por meio do marketing online ou offline é preciso mostrar para as pessoas que você tem disponível os serviços que elas tanto precisam. No mundo do marketing online, também conhecido como marketing digital, existem várias possibilidades de divulgar o seu negócio. As mais efetivas e que estão em alta no momento são as redes sociais, espaço em que as pessoas passam boa parte do seu tempo hoje em dia. O Facebook e Instagram oferecem oportunidades para quem deseja atacar um grande público com estratégias de alcance definidas adequadamente. Além disso, é possível não só fazer o marketing digital como também a parte de atendimento ao cliente, respondendo dúvidas e solucionando problemas. A forma de propagandear também pode ser um pouco menos agressiva. Hoje, utiliza-se bastante a estratégia de não só informar o cliente sobre o seu produto, mas também ensiná-lo sobre temas de seu interesse em geral. Blogs e o YouTube são as principais ferramentas para atingir esse objetivo. Apesar do grande desenvolvimento do marketing online, ele não deixou de ser utilizado e continua sendo eficiente, dependendo do público-alvo da sua empresa. Confira abaixo as formas mais conhecidas desse tipo de propaganda:- propaganda impressa (panfletos, revistas e jornais);
- propagandas em rádio e na televisão;
- ligações diretas para os clientes por meio de uma base histórica;
- promoções, eventos e vouchers;
Pratique preços competitivos com custo-benefício
A prática de preços competitivos com um retorno aceitável é uma prática complexa de ser concretizada. Se o gestor não tiver o mínimo de planejamento, um bom relacionamento com os fornecedores, um controle financeiro organizado e serviços confiáveis e de qualidade, fica complicado de atingir esse objetivo. Para oferecer um produto de boa qualidade e a um preço justo é ideal estar atento para efetuar a compra inicial em momentos oportunos. Seja em promoções de fornecedores ou em épocas que o produto apresenta um valor mais baixo devido à sazonalidade. Nessas horas um capital de giro de sobra e uma boa capacidade de armazenamento do estoque podem fazer a diferença. Outro caminho é apostar em produtos de alto nível, tentando atingir uma parcela do mercado que preza pela qualidade elevada. Se for possível se diferenciar nesse meio e ganhar a confiança dos consumidores, pode ser que essa se torne uma boa fonte de entrada do seu negócio.Fidelize o seu cliente com uma boa gestão de oficina
Uma outra prática que vem crescendo bastante nos últimos anos é a busca pela fidelização do cliente. Exemplos dessa atividade são os cartões de fidelidade. Existem os que oferecem um produto ou serviço grátis após realizar um determinado número de serviços na loja, ou a nivelação por meio de descontos, a depender da frequência e valor que o cliente gasta no negócio. São muitas as opções vistas no mercado. Outra forma de fidelização é por meio de campanhas que realmente chamem a atenção. A atração pode ser feita por meio de eventos esporádicos, por exemplo em um final de semana a cada dois meses, em que um pacote de serviços é ofertado com um desconto especial apenas naquela data. Fazer o seu cliente se sentir especial e valorizado é um processo complicado, então estude casos que possam ser realmente colocados em prática sem gerar prejuízos em longo prazo para o seu negócio.Tenha um controle financeiro de alta qualidade
Esse é um tema que deve ser abordado com muita seriedade, pois é o motivo pelo qual muitas empresas não seguem adiante e acabam morrendo na praia. São diversas as ações que podem ser tomadas para garantir que a sua empresa tenha uma boa saúde financeira, confira a seguir.Tenha clareza a respeito da situação da empresa
O primeiro passo a ser tomado é entender qual é a situação financeira atual da sua empresa, para que seja possível controlá-la e tomar as decisões corretas. Então, coloque tudo em relação à parte financeira da oficina “no papel” e comece a analisar os números. Uma ferramenta amplamente utilizada e difundida para realizar a administração das contas da companhia é o Excel. Na internet existem diversas planilhas disponíveis que vão ajudá-lo a realizar esse controle. Mas começar do zero pode exigir um pouco de estudo e dedicação. A boa notícia é que também existem materiais de qualidade que podem ajudar no aprendizado. De forma geral, colocam-se todas as receitas, ou seja, tudo que você recebeu naquele determinado período de tempo (6 meses ou 1 ano) ou que ainda vai receber, e tudo aquilo que teve de despesa ou ainda terá que pagar. Exemplos de receitas são as vendas de peças, de produtos, dos serviços prestados e pagamentos parcelados no cartão de crédito. Despesa será tudo que você terá que gastar para manter a empresa, como:- aluguel da oficina;
- pagamento a fornecedores;
- contas de água e luz;
- compra e manutenção de equipamentos;
- pagamento do quadro de funcionários;
- pagamento de impostos.
