Guia prático de gestão de oficina mecânica

Diante de um mercado cada vez mais competitivo, é essencial que a empresa que deseja crescer e se consolidar no segmento em que atua invista em diferenciais competitivos. Diferenciais estes que sejam capazes de atrair seu público. Nesse sentido, para alcançar os objetivos e se destacar entre os concorrentes é necessário investir em uma gestão de oficina mecânica eficiente.

Isso porque já se foi o tempo que as oficinas mecânicas eram empreendimentos conhecidos por ser um ambiente sujo, desorganizado e que os mecânicos não tinham nenhuma formação. Tudo que sabiam foi adquirido com base na experiência e gosto pelo universo automotivo.

Devido ao avanço da tecnologia e desenvolvimento do mercado automotivo, essa imagem ficou para trás. Hoje, as oficinas mecânicas são ambientes limpos, organizados e, principalmente, modernos. Além disso, o empreendedor atual passou a valorizar uma boa gestão, pois entende que por meio dela é possível reduzir gastos, qualificar seus serviços e aumentar seus lucros.

Sabendo disso, preparamos este guia com as principais dicas de como tornar a gestão da oficina mecânica mais eficiente. Acompanhe a leitura.

O que é gestão de oficina mecânica?

Quem opta por se tornar um empreendedor naturalmente desenvolve a capacidade de gerenciar seu negócio. Isso porque são pessoas que possuem sonhos e objetivos e buscam torná-los reais enquanto desenvolvem seus projetos.

Nesse contexto, a gestão está diretamente relacionada ao ato de gerenciar ativos, processos, pessoas e estratégias. Esta gestão precisa acontecer de maneira que, estejam alinhados para que sigam juntos na mesma direção em busca de um único propósito.

Dessa forma, uma boa gestão de oficina mecânica consegue criar metas e definir os caminhos mais seguros para alcançar seus objetivos. Além disso, tem a capacidade de desenvolver pensamentos estratégicos e realizar análise de liderança e de indicadores.

Qual a função de um gestor de oficina?

A função do gestor é alinhar todos os departamentos e conduzi-los em uma única direção para alcançar melhores resultados e, principalmente, conquistar os objetivos que foram estabelecidos.

Para que você consiga desempenhar o papel de gestor com excelência é necessário desenvolver um conjunto de habilidades, ter capacidade de criar planejamentos. É necessário também aprimorar a comunicação, o senso de liderança e organização. Além de conhecer bem a visão e as metas da oficina. Na prática, o gestor tem a função de:

• ajustar os objetivos da oficina;
• organizar os processos;
• incentivar o engajamento da equipe;
• conceber sistemas de medição;
• investir no desenvolvimento de pessoas.

Qual é a importância da gestão de oficina mecânica?

Há alguns anos, o que motivava a abertura de uma oficina mecânica era a paixão por veículos automotores. Então, muitos desses empreendedores não tinham experiência com negócios e tão pouco eram especialistas no assunto.

Nesse caso, o conhecimento e o desenvolvimento da liderança viam com o tempo. Então, conforme o negócio se firmava no mercado, muitos se descobriram bons gestores. Apesar de grandes empresas terem sido construídas com poucos recursos tendo como impulso para o crescimento a coragem do gestor de tomar decisões arriscadas, é preciso ter em mente que, hoje, as condições são outras.

Devido ao acesso facilitado à internet, a forma como o consumidor atual consome um produto ou serviço mudou. Agora, é possível unificar o ambiente virtual com o físico e proporcionar uma experiência positiva ao cliente. Dessa forma, o seu público também espera que a sua oficina ofereça esse tipo de interação. Logo, a única forma de atender as expectativas de seus clientes é investindo em uma boa gestão.

Uma boa gestão é o que determina o sucesso da sua oficina mecânica. Afinal, por meio dela é possível potencializar suas conquistas e motivar o engajamento de seus colaboradores, uma vez que contribui com a otimização dos processos, melhora o clima organizacional e favorece o desenvolvimento da capacidade de ajustar as estratégias às demandas e mudanças do mercado.

Tudo isso, porque uma boa gestão oferece as seguintes vantagens.

Redução de custos e falhas

Outra vantagem que enche os olhos de qualquer gestor é a capacidade de reduzir os custos da empresa e eliminar os riscos de falhas na elaboração de suas estratégias. Dessa forma, uma oficina bem estruturada com foco na otimização de seus processos consegue visualizar de forma clara quais ações merecem investir tempo e recursos.

Organização de processos e pessoas

A primeira mudança benéfica vista, após a implementação de uma boa gestão é a organização do ambiente de trabalho da oficina mecânica. Hoje, para ser uma empresa de sucesso é necessário otimizar ao máximo os processos de serviços. Também, definir bem as responsabilidades de cada colaborador, estruturar o espaço, a fim de facilitar a atuação dos mecânicos e demais profissionais.

Capacidade de aprender com os erros

Apesar da implementação de métodos e recursos tecnológicos para potencializar os resultados e tornar a gestão mais eficiente e precisa. Mesmo com todas as precauções necessárias, ainda sim você não estará isento de tomar uma decisão errada. Afinal, os erros também faz parte do processo e precisam ser encarados como um aprendizado para o próximo passo.

Isso porque um bom gestor reconhece seu limite, assume os seus erros, aprende com eles e faz deles degrau para suas próximas ações. Ter essa capacitação e preparo é fundamental para o crescimento e desenvolvimento de qualquer empresa, pois é impossível ter uma gestão livre de erros. Nesse caso, o que faz a diferença entre o sucesso e o fracasso é a forma como você lida com a falha.

Mais produtividade

Uma gestão bem focada tem como vantagem o aumento da produtividade da equipe. Além de investir em recursos que tornam a prestação de serviços mais eficiente, também se dispõe a se ajustar às mudanças do mercado buscando formas de se adaptar às inovações e tecnologias. Sobretudo, um busca para atender às exigências do novo perfil de consumidor.

Previsão de resultados

A partir do momento que você passa a registrar e analisar as ações da empresa é possível definir estratégias mais eficientes que vão gerar resultados e identificar falhas que precisam ser eliminadas ou corrigidas. Dessa forma, o armazenamento desses dados é importante, pois são informações valiosas que permitem que você tenha total controle sobre suas ações e decisões.

Em suma, quando o gestor tem o hábito de coletar, comparar e acompanhar o andamento de suas ações consegue visualizar os melhores caminhos e identificar oportunidades únicas. Acompanhar as mudanças do mercado de maneira que suas decisões passam a ser mais seguras é fundamental.

Tomada de decisões mais precisas

Como mencionado no tópico anterior, o aro de coletar, comparar e acompanhar faz toda a diferença no desenvolvimento de um negócio. Além de tornar o gestor mais capacitado e preparado para lidar com o futuro da empresa, a análise de dados contribui para que as decisões sejam mais precisas e confiáveis.

A ideia de dar um passo com base no achismo ou na empolgação não faz parte do perfil de um gestor de sucesso. Isso porque diante de tantos concorrentes, a maneira mais segura e eficiente de se destacar no mercado em que atua é tomando decisões com base em dados reais e, sobretudo, buscando formas de se adaptar rápido às mudanças que surgem.

Quais são os pontos de atenção na gestão?

Um gestor de uma oficina mecânica precisa entender que suas ações vão refletir no desempenho da sua equipe e, consequentemente, no sucesso de seu negócio. Por esse motivo, é crucial que você tenha atenção aos seguintes pontos.

Metas claras e objetivas

Sua equipe precisa entender as metas que foram estabelecidas, bem como a medição que será usada para determinar se eles foram bem-sucedidos. Por isso, é muito importante que todos os processos estejam claros para todos os envolvidos.

Afinal, em uma organização, cada membro da equipe desempenha uma função com diferentes níveis de responsabilidade. Nesse caso, o gestor precisa ter controle sobre as ações de sua equipe acompanhando a evolução de cada um. Por meio desse monitoramento, é possível manter a equipe alinhada em busca de um mesmo propósito.

Planejamentos mais eficientes

O planejamento é crucial para que a implementação de uma estratégia seja bem sucedida. Por isso, deve fazer parte da rotina da empresa. Uma oficina que não planeja suas ações tem grandes chances de se perder e não evoluir no segmento em que atua. Por esse motivo, reforçamos a importância de planejar cada passo usando como base dados reais e concretos.

Gestão de pessoas

Não adianta investir em tecnologia, métodos e técnicas de gestão de oficina mecânica se a sua base de funcionários não está preparada ou capacitada para lidar com todas essas mudanças. Por esse motivo, é importante investir em seus colaboradores. Afinal, é por meio deles que os objetivos são alcançados e as metas são cumpridas.

Além de investir na capacitação por meio de treinamentos, é essencial se atentar às condições de serviço. Uma empresa humanizada consegue atrair e reter os melhores talentos, incentiva o engajamento e mantém um clima organização agradável, pois os objetivos são comuns para todos.

Como fazer a gestão de oficina mecânica?

Como vimos até aqui, investir em uma boa gestão é essencial para qualquer negócio que queira crescer no mercado em que atua. Dessa forma, mesmo que a sua oficina mecânica seja conhecida por já ter algum tempo de estrada é indiscutível que para se manter competitiva no mercado é preciso dispor de um gerenciamento eficaz que busque melhores resultados a curto e médio prazo.

Isso porque as mudanças no mercado podem desafiar até mesmo os mais experientes que já estão atuando nesse mercado faz tempo. Por esse motivo, reunimos as principais dicas para você conseguir fazer uma gestão de sucesso. Confira!

Padronize seus processos

Imagine uma oficina que os funcionários podem prestar o serviço cada um da forma como achar melhor. Você acha que seria possível manter a qualidade e eficiência dos serviços operando dessa forma? Além de afetar a produtividade da empresa, a falta de padronização também gera custos altos.

Então, para evitar esse prejuízo uma das medidas adotadas por quem deseja investir em uma boa gestão é a padronização dos processos da empresa.

Essa ação, tem como objetivo estabelecer um padrão a ser seguido por todos os colaboradores. Normalmente, a padronização de um processo é uma forma de indicar para os profissionais que essa é a melhor maneira de executar um serviço.

Logo, a padronização evita problemas como a falta de capacidade de visualizar o processo como um todo e identificar falhas e perda do controle dos resultados. Em contrapartida, os benefícios são diversas, podemos citar como exemplo:

• otimização de recursos;
• menor variabilidade;
• maior produtividade;
• facilidade de implementar treinamentos;
• possibilita uma experiência positiva para o cliente;
• reduz os custos.

Mantenha a organização

Sem um controle efetivo, uma oficina mecânica fica facilmente desorganizada. Então, para evitar esse tipo de problema é ideal que a sua empresa tenha foco em manter a organização não apenas do ambiente físico, mas das atividades que precisam ser feitas.

Para ajudar a manter o controle dos seus afazeres é válido criar um checklist com todos os seus compromissos. Essa ferramenta permite priorizar atividades que necessitam de urgência e ajuda você a manter a organização.

Quando o fluxo dos trabalhos internos estão bem definidos e organizados é possível perceber o aumento significativo da rentabilidade da oficina, pois ao saber quais ações devem ser priorizadas é possível gerir melhor o tempo da equipe.

Lembrando que ter o tempo bem administrado é essencial para uma oficina de sucesso, pois os clientes esperam que seus veículos sejam liberados o mais rápido possível. Aliás, cumprir com os prazos das entregas e garantir a eficiência do serviço é um diferencial que atrai e fideliza os clientes.

No que diz respeito a organização do espaço vale ressaltar que a forma como as ferramentas e peças são organizadas contribui para que a sua equipe trabalhe com mais eficiência e agilidade, por isso, vale a pena organizar os itens de forma estratégica, a fim de facilitar o trabalho.

Tenha foco na gestão do negócio

Um dos segredos para o sucesso de um negócio é, sem dúvidas, o foco. Isso porque é com base nele que você define suas ações e mantém o seu posicionamento no mercado. Afinal, é preciso saber o que quer para não se distrair com ideais vazias ou falsas promessas.

Então, uma das formas de manter o foco na gestão de negócio é por meio de um bom planejamento, já que ele serve de guia para suas próximas ações e, consequentemente, decisões. Ter essa preocupação é importante, pois dificilmente uma empresa vai conseguir se manter ativa se não tiver foco.

Prova disso, é que a cada 10 empresas abertas, 6 fecham as portas em menos de 5 anos. Então, se você não quer fazer parte desse grupo que não obteve sucesso precisa definir bem seus objetivos, criar um bom planejamento estratégico e ter o compromisso de segui-lo à risca.

Afinal, por meio do foco você consegue identificar oportunidades únicas e tomar decisões mais precisas que te aproximam ainda mais do seu objetivo. Lembrando que o empenho e dedicação também devem estar presentes no momento de escolher seus parceiros, aprimorar os serviços e montar a sua equipe.

Faça uma boa gestão documental

A gestão documental é essencial em qualquer empresa. Isso porque trata-se de uma atividade que tem como função armazenar e tratar todos os documentos da organização de forma adequada e estratégica.

Nesse sentido, a gestão documental é importante por diversos motivos, alguns deles são:

• proporciona garantia de segurança jurídica;
• preservação do histórico da oficina;
• proteção dos dados da oficina;
• redução de custos;
• aumento da produtividade;
• criação de estratégias mais eficientes;
• ajuda você a tomar decisões mais precisas e seguras.

Vale ressaltar que por menor que seja a sua empresa é importante investir em uma gestão de documentos e, sobretudo, manter separados os documentos relacionados à pessoa física da jurídica. Isso porque quando se mistura os dois causa desorganização e falta de controle.

O mesmo vale para as contas e tributos, é crucial que sejam mantidas separadas para evitar problemas com o caixa da empresa. Essa medida é fundamental para garantir o controle sobre as ações da empresa, visto que parte desses documentos podem ser utilizados na criação de estratégias e análise de dados.

Use a tecnologia a favor

Não é novidade para ninguém que a tecnologia veio para ficar e, por isso, já faz parte do cotidiano de empresas e consumidores. Nesse caso, é essencial que a sua oficina mecânica busque formas de se ajustar a essa realidade, a fim de atender as demandas do novo perfil de consumidor.

Sabemos que existem ferramentas com tecnologia de ponta que ainda não possuem preço acessível para todas as oficinas. No entanto, vale a pena pesquisar outras opções no mercado para implementar na sua empresa.

Mesmo que o retorno sobre o investimento não seja como o esperado, é preciso ter em mente que a nova aquisição serve como um diferencial que atrai seus clientes. Por isso, é importante pensar em todos os ganhos que a ela vai proporcionar para ter certeza do investimento.

Lembrando que além das ferramentas tecnológicas que podem auxiliar na prestação de serviços, existem os softwares que são grandes aliados no momento de gerenciar a empresa. Afinal, são recursos que permitem que você visualize suas operações com uma visão mais estratégica, pois oferece os seguintes dados:

• controle financeiro;
• margem de lucros;
• controle de estoque;
• fornecedores;
• cartela de clientes entre outras.

Conte com ferramentas e peças de qualidade

A qualidade dos seus serviços é um diferencial importante que deve ser priorizado, pois mesmo que a sua empresa já seja reconhecida no mercado é preciso que a boa imagem e tudo que foi construído ao longo dos anos sejam mantidos. Aliás, tenha em mente que assim como a tecnologia ajuda na promoção da sua marca, ela também pode destruir a sua imagem.

Isso porque basta um cliente insatisfeito com o serviço expressar sua frustração na internet e pronto! Milhares de consumidores estão convencidos de que os seus serviços não são confiáveis. Por esse motivo, é crucial que você continue investindo tanto em ferramentas de qualidade quanto em peças de marcas confiáveis.

Aposte em marcas confiáveis

Como gestor de uma oficina você precisa saber escolher seus fornecedores, pois a qualidade do serviço deles influencia no seu. Quer um exemplo disso? Você fez o pedido de uma peça X para realizar um serviço importante para um cliente exigente. O prazo para chegar era de um dia útil.

Confiando nesse prazo você já deixou tudo acertado com o cliente, inclusive a data que seu carro ficaria pronto. Mas o fornecedor não cumpriu com o prazo e você precisou recorrer a outras alternativas para não perder o cliente. Percebe que a falta de confiança no fornecedor pode causar prejuízos para o seu negócio?

Por esse motivo, é tão importante escolher parceiros comprometidos que você tem a certeza da qualidade dos serviços que eles prestam. Ter uma parceria assim é necessária porque permite negociar formas facilitadas de pagamentos e prazos flexíveis.

Por que é importante investir nessas dicas?

Se você chegou até aqui, percebeu que uma boa gestão faz toda a diferença no desenvolvimento e crescimento da sua empresa. Por isso, é tão importante que seja levada a sério.

Afinal, abrir uma empresa não é difícil. O difícil é conseguir mantê-la competitiva no mercado. E sem um bom planejamento e foco você será só mais um que começou um negócio e parou no meio do caminho. Então, se você não deseja fazer parte dessa estatística e deseja que sua oficina se torne uma referência é preciso seguir todas as dicas passadas aqui.

Lembrando que o processo de crescimento de uma empresa é contínuo. Isso significa que você precisa estar sempre informado sobre as mudanças do mercado e, sobretudo, buscar constantemente aprimorar seus conhecimentos para garantir uma gestão cada vez mais atualizada e eficiente.

Portanto, essas foram as principais dicas sobre a importância de investir em uma boa gestão de oficina mecânica. Vale ressaltar que os benefícios de ter uma administração eficiente são diversos.

Um dos mais importantes é, sem dúvidas, a redução dos custos, a potencialização das estratégias, o aumento da qualidade dos serviços e, consequentemente, a satisfação dos clientes. Pois isso, não deixe de seguir as dicas apresentadas neste artigo.

Gostou do artigo e deseja conhecer os nossos serviços? Então, entre em contato conosco agora mesmo.