Sua oficina mecânica tem um controle de estoque efetivo? Se não tem, saiba que você está desperdiçando várias oportunidades de expandir as suas vendas. Isso porque, além da necessidade de se preocupar com a qualidade das entregas e de proporcionar uma experiência positiva para o cliente, é preciso atentar para as tarefas internas, como a gestão de estoque.
A falta de organização e gerenciamento das mercadorias tem como consequência o desperdício de dinheiro e vigor da equipe de trabalho. Ao garantir um controle de estoque eficiente, você tem como retorno a facilidade de encontrar um produto, a possibilidade de visualizar o que está em falta e a certeza de que diversas tarefas do dia a dia serão agilizadas. Ou seja, são muitas as vantagens que essa ação proporciona para a sua empresa.
Sabendo disso, neste artigo apresentaremos para você as principais informações sobre o controle de estoque na oficina mecânica, além de mostrar como aplicar esse gerenciamento na prática. Ficou interessado no assunto? Então, acompanhe a leitura!
O que é controle de estoque?
Todo empreendimento que trabalha com o fornecimento de mercadorias precisa dispor de um estoque para atender a demanda. Controlar de fomra eficiente o que entra e sai da empresa evita o prejuízos causados pela perda de produtos ou falta de movimentação dos itens armazenados. É crucial que uma oficina mecânica faça este controle.
Afinal de contas, o controle de estoque nada mais é do que a gestão das mercadorias que entram e saem da oficina. Para que esse monitoramento tenha resultados positivos, é necessário acompanhar basicamente:
- o processo de pedido de mercadorias — é preciso ter cuidado com a quantidade das peças que estão sendo adquiridas, pois existe o risco de solicitar em excesso mercadorias que têm pouca saída ou não pedir o suficiente para atender a demanda;
- o armazenamento e a organização do estoque;
- o registro do que entra e sai do estoque — afinal, dispor de um histórico ajuda você a identificar quais são os produtos que têm maior e menor demanda e qual a média de saída desses itens em um determinado período;
- a contagem dos itens que ainda permanecem no estoque.
Devemos ressaltar que o controle de estoque varia conforme o tipo de negócio, ou seja, uma empresa física deve adotar um sistema de gerenciamento de mercadorias diferente de uma loja virtual, por exemplo. Então, se a sua oficina mecânica faz uso desses dois modelos (online e físico) saiba que a gestão de estoque deve ser feita de forma diferente para cada setor, ok?
Lembrando que a gestão de estoque é responsável por administrar a aquisição de novas mercadorias, garantir o armazenamento adequado e organizado dos produtos e reduzir o número de perdas.
Para fazer tudo isso de forma eficiente e prática, você pode contar com a ajuda de softwares que contribuem com a otimização do processo. Essas ferramentas permitem que você faça o mapeamento do estoque. Que você realize também a organização das mercadorias, o registro dos produtos, o histórico dos pedidos bem como das vendas. Aliás, por meio desses dados é possível:
- calcular o giro de estoque;
- o prazo médio para a renovação do estoque;
- a margem de lucro.
Diante disso, percebemos que manter o controle de estoque é fundamental para você garantir o fluxo de vendas na sua empresa.
Qual é a importância do controle de estoque?
Sabemos que para uma empresa garantir o seu desenvolvimento e se estabilizar no segmento em que atua é preciso dispor de um conjunto de ações e estratégias que contribuam com o aumento da lucratividade. Sendo assim, diante de todos os encargos do gestor, devemos ressaltar que o controle de estoque merece uma atenção especial.
Isso porque se trata de uma gestão que influencia diretamente a margem de lucros, a agilidade dos processos de vendas e, sobretudo, o comportamento do cliente em relação à sua empresa.
Imagine um consumidor chegar até sua oficina procurando uma peça ou solicitando um serviço, mas você não pode atender essa demanda por falta de produto ou material? Além de perder a chance de fazer um negócio, você joga fora a oportunidade de conquistar esse comprador. Ainda existe a possibilidade das mercadorias ficarem paradas no estoque devido à baixa procura.
Essa situação tem como desvantagem a perda do investimento. Altos prejuízos podem ser causados por produtos que contêm data de validade se perdem com o tempo e peças que podem sofrer avarias que comprometem a sua funcionalidade.
Nesse sentido, fica claro que o controle de estoque é uma maneira eficiente de você, junto à sua equipe, saber o que entra e sai da sua empresa. Além de permitir coletar informações importantes, como:
- o lucro líquido adquirido;
- a demanda do produto;
- prejuízos oriundos de perda.
Todos esses dados o ajudarão a manter o giro de estoque operando de forma eficaz. Isso significa que investir em uma gestão competente garante que os responsáveis pelo monitoramento das mercadorias saibam exatamente a quantidade que precisam adquirir de cada produto.
Nesse caso, a vantagem é o maior controle dos produtos, a redução de gastos e mais organização e produtividade. Estas atitudes garantem o bom funcionamento não só do próprio estoque, mas de todas as operações da empresa, incluindo a negociação com os fornecedores.
Diante disso, fica claro que quando se investe em uma boa gestão de estoque é possível:
- identificar as peças e produtos que têm maior e menor saída;
- otimizar o investimento com o estoque;
- planejar os pedidos com os fornecedores para garantir a mercadoria e negociar melhores condições de pagamento;
- fazer estimativas de vendas;
- criar ofertas e precificar adequadamente os produtos;
- aprimorar o planejamento da produção.
Como fazer o controle de estoque na oficina?
Após entender a importância do controle de estoque para o desenvolvimento da sua empresa, veja agora como colocar essa gestão em prática.
Faça um inventário
A criação de um inventário é essencial para garantir o melhor controle do estoque. Afinal de contas, esse documento nada mais é do que um registro de todas as mercadorias que estão armazenadas na oficina. Por isso é importante que todos os itens sejam catalogados contendo informações sobre suas características e quantidades.
Lembrando que, à medida que o produto for saindo do estoque, é necessário atualizar o sistema registrando o período de movimentação. Note que esse processo deve ser feito constantemente para que não ocorra divergência de informações entre o sistema e o estoque físico, ok?
Automatize o controle de estoque
Existem alguns empreendedores que ainda fazem uso de recursos manuais para gerenciar o estoque. No entanto, além de ser uma estratégia obsoleta que demanda tempo, as chances de ocorrer falhas são ainda maiores.
Por esse motivo, a utilização de ferramentas de gestão deixou de ser uma simples tendência para se tornar uma necessidade no mercado empreendedor. Isso porque, além de garantir a inovação na empresa, contribui com:
- a otimização dos processos internos;
- a eliminação do retrabalho;
- a redução da ocorrência de falhas;
- a agilidade dos processos de gestão;
- a melhora na gestão de resíduos;
- a maior eficiência das atividades executadas na empresa;
- o diferencial competitivo.
Treine os colaboradores
Para manter a organização e eficiência do controle de estoque é ideal deixar apenas um colaborador responsável pelo monitoramento diário do setor e do sistema. No entanto, se na sua oficina toda a equipe tem acesso ao estoque, é de suma importância capacitá-los para que haja ordem e padronização no manuseio.
Observe a demanda de cada produto
Por meio da criação de um histórico de vendas é possível identificar quais são as peças que mais vendem na sua empresa, assim como as que menos saem. Esse monitoramento ajuda você a saber quais são os produtos que não podem faltar.
Quanto àqueles que têm pouca procura, você deve reduzir a quantidade de pedidos e desenvolver estratégias que atraem o consumidor, como realizar promoções do tipo leve 3 e pague 2. Essas medidas evitam que haja excesso ou falta de produto.
Estabeleça períodos para as compras
Não espere zerar o estoque para solicitar um novo pedido com o fornecedor. Deixar para a última hora pode resultar em mais dores de cabeça, já que existe uma grande possibilidade de ocorrer imprevistos que podem te deixar na mão. Porém, não precisa se precipitar e solicitar uma quantidade enorme de produtos, pois pode acontecer de a mercadoria ficar parada e você ter prejuízos do mesmo jeito.
Então, a solução está em encontrar um ponto de equilíbrio. Para isso, é importante consultar o histórico de movimentação do seu estoque para analisar a média de tempo que cada produto leva para sair. Além disso, é possível identificar em quais períodos há maior e menor saída.
Vale ressaltar que nesse momento é importante definir uma margem de perda provocada por danos. Furtos e vencimentos, por exemplo, pois por melhor que seja o controle de estoque, existe a possibilidade de perder mercadorias. Sempre que isso acontecer, é necessário abater o produto no estoque e deixar a observação para que não seja contabilizado nos lucros da oficina, ok?
Calcule os custos de armazenamento
Pode parecer que não, mas manter um estoque gera gastos com aquisição de sistema, contratação de equipe, preparação do espaço, entre outros recursos necessários. Por isso, é importante contabilizar esses custos para garantir o maior controle e elevar a eficiência dos processos.
Tenha cuidado com o picking
Se a sua empresa oferece a opção de envio da mercadoria, é importante que o processo de preparação do produto tenha um controle de qualidade. Isto evita que seja enviado para o cliente a peça errada, com defeitos ou fora do prazo.
Quais são as melhores práticas de controle de estoque?
Quem é empreendedor sabe que um detalhe faz toda a diferença para o sucesso da empresa. Entendendo que o controle de estoque afeta vários processos dentro da oficina, é importante que você adote algumas práticas para garantir a eficiência da gestão.
A primeira delas diz respeito ao bom relacionamento com os seus fornecedores. Tenha em mente que, para manter o estoque da sua oficina mecânica devidamente abastecido, é fundamental contar com fornecedores que prezam pelo bom serviço. Afinal, é por meio deles que sua oficina não ficará sem peças ou produtos.
Além de ser fiel aos prazos de entrega, escolher a dedo quem serão os seus parceiros também assegura a qualidade e a legitimidade dos itens recebidos. Diante disso, fica clara a importância de criar um relacionamento saudável com os fornecedores, pois em situações que você precise de uma peça com urgência fica mais fácil dialogar com quem você já tem confiança.
Sendo assim, para acertar na escolha do fornecedor, aconselhamos que você faça uma boa pesquisa antes de fechar um acordo. Procure analisar a reputação que a empresa tem no mercado bem como as avaliações e opiniões de clientes anteriores. E lembre-se sempre de verificar se as condições oferecidas pelo fornecedor estão de acordo com a realidade do seu negócio e se os valores correspondem à média do mercado.
Vale ressaltar que quando se trata de peças automotivas, a segurança é uma característica fundamental. Por isso, é de suma importância que você priorize fornecedores experientes que sejam reconhecidos pela qualidade dos seus produtos, como é o caso da Fras-le.
Levar em consideração esse fator evita que você seja seduzido por propostas que parecem ser boas, mas que são enganosas. Além do mais, investir em produtos de qualidade favorece a sua reputação no mercado. Então, pense nisso!
Outro ponto ao qual você deve atentar tem relação com a disposição das peças no seu estoque. Em diferentes pontos deste artigo mencionamos a importância da organização. Esse fator não só ajuda no melhor aproveitamento do espaço, como permite encontrar produtos com mais facilidade.
Quanto àqueles itens que têm baixo volume de vendas, sugerimos que você opte pela realocação de maneira que eles fiquem mais visíveis para a venda.
Quais são os erros de controle de estoque que devem ser evitados na oficina?
Embora muitos empreendedores entendam a importância de gerenciar o estoque, são poucos aqueles que conseguem obter êxito. Isso porque existem alguns erros que atrapalham a conquista de bons resultados. Veja só quais são eles.
Aquisição de estoque sem planejamento
O planejamento consiste em analisar o histórico de pedidos e o registro de saídas de cada produto. Ao comparar esses dados, fica fácil estabelecer a quantidade certa de cada item que será adquirido. Acontece que muitos gestores não fazem esse mapeamento e, por isso, erram na montagem de seus estoques.
Nesse caso, você precisa entender que mercadoria em excesso gera prejuízos por conta do produto parado e a possibilidade de sofrer danos com o tempo, além de impedir a aquisição de outros itens pela falta de espaço e recursos financeiros.
O contrário do excesso também não oferece vantagens. Isto afetará diretamente o número de vendas, sem contar que impede você de aumentar a demanda por falta de produtos, resultando assim na perda de faturamento e gerando clientes insatisfeitos.
Por esses motivos, sugerimos que você faça um acompanhamento regular da movimentação das mercadorias para identificar os fatores que influenciam o aumento ou a redução das vendas.
Não fazer uso de software
Embora já mencionamos aqui sobre as vantagens de substituir o papel pelos sistemas de software, vamos ressaltar mais uma vez a importância de considerar o uso da tecnologia a seu favor. Isso porque no caso do controle de estoque o processo manual requer tempo e muita disposição.
Considerando que dentro de uma empresa existem outras atividades que também demandam tempo e atenção, é natural que o controle de estoque fique de lado Afeta-se assim a qualidade da gestão. Sem contar que cadernetas ou planilhas podem ser consideradas recursos ultrapassados e insuficientes em determinadas situações.
O uso de um sistema de software, além de agregar valor ao seu negócio, proporciona vantagens que potencializam o crescimento do seu negócio. Por isso, não aderir ao uso desta ferramenta pode ser considerado um erro, pois representa um retrocesso.
Não catalogar os itens do estoque
Registrar todos os itens que contêm no estoque especificando as suas características é fundamental para manter a organização e a eficiência das operações. Isso porque facilita a identificação e ajuda a observar quais desses produtos apresentam maior ou menor saída.
Quer ver só, imagine que no seu estoque contém quatro tipos de pastilhas de freio:
- orgânica;
- metálica;
- semimetálica;
- cerâmica.
Nesse caso, o modelo de pastilha metálica tem boa demanda, pois se trata de uma peça mais popular. Enquanto a pastilha de cerâmica nem todos os consumidores conhecem as suas vantagens e por isso ainda não está entre as mais pedidas.
Perceba que não basta registrar no seu sistema que o estoque contém X pastilhas de freio. É preciso especificar quais são os modelos que estão disponíveis para saber quais deles têm maior e menor saída. Sendo assim, quanto mais informações tiver, mais fácil será o planejamento das próximas aquisições.
Não considerar o tempo médio de estocagem
Durante a análise do estoque é muito comum que o responsável pelo monitoramento considere apenas o valor do produto estocado. Essa prática pode ser considerada um erro, pelo motivo de atrapalhar a compreensão do giro de estoque.
Para você entender melhor como funciona na prática, imagine que no seu estoque tenha dois tipos de produtos: A e B. A soma dos itens do primeiro grupo A tem o valor de R$ 3.500. Já o grupo B, custa R$ 2.000. Mas, após alguns dias, você percebeu que as mercadorias do grupo A já estavam esgotadas.
Isso aconteceu porque foi levado em consideração apenas o valor do estoque e não o tempo médio que o produto fica armazenado. Portanto, levar em conta o período médio de estocagem de cada item é fundamental para compreender melhor a velocidade do giro de estoque, de modo a evitar surpresas desagradáveis.
Quais ferramentas devem ser utilizadas no controle de estoque?
Muito foi citado sobre a importância de fazer uso de ferramentas que facilitam o gerenciamento do estoque. Mas quais seriam esses instrumentos? Para responder essa pergunta, preparamos uma pequena lista com algumas sugestões para você conferir. Veja só.
ERP — Sistema de Gestão Empresarial
A principal característica do ERP é a possibilidade de integrar todos os setores e potencializar o fluxo de informações em um único sistema. Além disso, trata-se de uma ferramenta que o gestor pode adquirir em módulos ou personalizar o sistema conforme as necessidades da própria empresa.
Outras vantagens que podemos ressaltar sobre o ERP são:
- todos os processos operacionais e administrativos da empresa serão executados com mais eficiência e agilidade;
- consegue traçar uma melhor relação entre oferta e procura, permitindo assim mais equilíbrio entre as aquisições de mercadorias;
- disponibiliza o acesso a todos os dados importantes sobre o estoque;
- permite realizar uma análise individual de cada item.
SRM
Já sabemos que estabelecer um bom relacionamento com o fornecedor é essencial para o sucesso de seus pedidos, certo? Então, para fortalecer essa relação existe o SRM ― uma ferramenta que visa otimizar o contato entre a sua empresa e os seus parceiros.
Por meio desse recurso, você consegue integrar o fluxo de informações da gestão de seu estoque contribuindo assim com a melhoria dos processos de aquisição de bens.
Just in time
Just in time é uma expressão em inglês que significa “momento certo”. Logo, é bastante utilizada na gestão de estoque porque visa orientar o gestor a manter apenas a quantidade necessária de produtos no estoque. Mas, para que essa estratégia gere resultados positivos, é muito importante dispor de uma excelente administração do estoque.
Essas foram as nossas dicas sobre como você pode garantir o controle de estoque na sua oficina. Ao longo deste conteúdo, percebemos que a má gestão desse setor pode afetar negativamente a lucratividade da sua empresa, além de prejudicar a reputação da marca.
Por isso, não negligencie a ocorrência de falhas durante o controle de estoque. Pelo contrário, busque investir em ferramentas que ajudarão a potencializar o monitoramento desse departamento.
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