Gestão de estoque para oficina mecânica: 10 passos para o sucesso

Você já deve saber como uma oficina mecânica está sempre cheia de trabalho para todos na equipe. Manutenção, negociação e atendimento ao cliente são fundamentais para o sucesso do negócio. Porém, você não pode se esquecer de outras tarefas internas, como a gestão de estoque. Muitas oficinas perdem bastante dinheiro e energia por não organizarem corretamente sua mercadoria.

Gerir de forma satisfatória o estoque da oficina afeta muito mais do que a disposição das peças no seu espaço. Uma gestão eficiente de peças automotivas e demais mercadorias do setor acelera diversas tarefas do dia a dia e, acima de tudo, evita desperdício de recursos. A questão é: como fazer uma gestão mais eficiente?

Se você está com dificuldades nesse ponto, não se preocupe. Trouxemos aqui 10 passos simples para ter mais sucesso na sua gestão de estoque. Acompanhe!

1. Registre a entrada e a saída de itens

O primeiro passo para ter qualquer controle sobre o estoque é saber o que está disponível, quais mercadorias serão entregues e quais itens saíram da oficina. Não basta apenas considerar se houve ou não uma entrega do fornecedor. Você precisa de um registro preciso da movimentação de mercadoria para poder tomar qualquer decisão.

Ao fazer uma compra de material, por exemplo, a área financeira da oficina precisa registrar esses valores e lançá-los nas suas contas. E, quando você faz uma manutenção que retira algum item do estoque, a área de compras também precisa acompanhar essa saída para agendar o próximo lote com o fornecedor.

2. Faça inventários regulares

Mesmo que você tenha processos bem-estruturados para acompanhar a circulação de mercadorias, não é impossível que alguns erros passem despercebidos no momento do registro. O problema não é que eles existam, mas que sejam ignorados até causarem transtornos. A melhor forma de resolver isso é ter uma agenda de inventários para facilitar a gestão de estoque.

Por definição, um inventário é quando você confere o estoque real e compara o que encontrar com os registros da empresa. Isso ajuda a revelar erros, além de mostrar se houve alguma saída inesperada de mercadoria. Se muitas mercadorias começam a “desaparecer”, você sabe que é hora de tomar uma atitude.

3. Categorize as peças

Categorizar as peças consiste em agrupar mercadorias de acordo com as suas características e finalidades. Esse processo de organização tem como objetivo garantir que o gerenciamento do estoque seja mais preciso e dinâmico.

Atualmente, existem diversas técnicas que podem ajudar você a categorizar seus produtos. No entanto, uma das mais seguras e eficientes é, sem dúvida, a Curva ABC, também conhecida como análise 80/20.

Essa técnica de categorização tem a função de informar para empresa quais são as peças mais importantes do estoque. Por isso, o inventário é dividido em três categorias:

• categoria A: corresponde aos produtos de maior importância para a empresa. Nesse caso, pode ser levado em consideração o valor ou o volume de venda da peça ― representa 20% do total e gera um retorno de 80%;
• categoria B: diz respeito aos itens com valores e quantidades consideradas intermediárias ― pode representar até 30% do total do estoque e garantir um retorno de 25%;
• categoria C: refere-se aos produtos de menor quantidade, valor e importância, o qual pode corresponder a 50% do total e oferecer um retorno de 10%.

Vale ressaltar que esses números variam de uma empresa para outra. Por esse motivo, a Curva ABC não estabelece uma regra fixa, apenas apresenta um indicador para ajudar você no gerenciamento do estoque. Suas principais vantagens são:

• otimização do estoque;
• redução de desperdícios;
• planejamentos mais eficientes;
• aumento da margem de lucros;
• investimentos estratégicos;
• avaliações mais precisas;
• entregas mais certeiras.

Para fazer bom uso dessa técnica, você tem duas opções: utilizar um sistema de ERP (Enterprise Resource Planning, ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial) ou uma planilha do Excel. Após fazer a sua escolha, é necessário acompanhar o seguinte passo a passo para aplicar a Curva ABC na prática.

Faça a listagem dos produtos

Você deve incluir informações sobre:

• código do item;
• descrição da peça;
• unidade de medida;
• preço unitário;
• quantidade de vendas;
• total (montante) adquirido após a venda do produto.

Organize seus produtos

Nessa etapa, você deve listar todas as mercadorias de acordo com os seus valores ― as de valores mais altos ficam no topo da tabela, ok? Para saber quanto uma peça representa nas suas vendas totais, basta dividir o total adquirido do produto pelo geral de vendas.

Distribua as peças nas categorias A, B ou C

A segmentação de cada peça é feita de acordo com a tabela criada na etapa anterior. Nesse caso, ao analisar, por exemplo, os produtos que representam 80% do seu faturamento em um determinado período, você consegue identificar os itens que pertencem à categoria A e, assim, seguir com o processo de categorização.

Lembrando que, para garantir maior eficiência, é preciso reduzir o estoque dos itens das categorias A e B. Além disso, os itens da categoria C não devem ser armazenados. Essa prática evita ter produto parado e mantém o giro de estoque.

4. Tenha um bom relacionamento com seus fornecedores

É fácil para muitos gestores de oficinas mecânicas acreditar que fornecedores de autopeças, por exemplo, são apenas lojas em que compram produtos essenciais para a oficina. Porém, há muito que pode ser feito se você pensar neles como parceiros. Dessa forma, é possível atuar em conjunto para que ambos sejam beneficiados em igual medida ao longo do tempo.

Criar um relacionamento mais próximo com seus fornecedores pode oferecer diversas vantagens, como receber prioridade na entrega de novas peças e melhores preços para negociar. Você também pode retribuir esses favores mantendo uma agenda de pedidos regular, por exemplo. Além disso, consegue aumentar o volume dos pedidos à medida que sua oficina crescer e ganhar mais alcance no mercado.

5. Capacite sua equipe para realizar a gestão de estoque

Claro que uma boa gestão de estoque de peças automotivas e demais itens para oficina mecânica não depende apenas de uma ou duas pessoas.

Todo o time precisa assumir algumas responsabilidades para que a movimentação das mercadorias seja mais eficiente e que as decisões tomadas pela gestão sejam mais precisas. Mesmo que sua oficina seja uma PME (Pequena e Média Empresa), esse esforço conjunto ainda é muito importante.

Pense, por exemplo, no controle do estoque e na documentação das mercadorias. Sempre que um mecânico retira uma peça para fazer qualquer manutenção, ele deve deixar registrado qual item foi pego, quando e para qual serviço foi direcionado. Esse conjunto de informações é o que mais vai contribuir com suas escolhas administrativas ao longo do tempo.

6. Organize o espaço físico da sua oficina

A boa conservação do estoque, assim como a disposição das mercadorias, também afeta de forma considerável a eficiência para gerir corretamente o estoque, além da produtividade da equipe no dia a dia. Afinal, se os itens não forem bem organizados dentro da oficina, é provável que os mecânicos não consigam encontrar uma peça de que precisem no meio da bagunça.

Utilizar um padrão bem claro para definir onde cada peça deve ser colocada vai ajudar bastante na orientação da equipe. E, claro, ter alguma sinalização também é fundamental. Não deixe esse ambiente sujo, não empilhe caixas sobre caixas de entregas nem armazene os produtos em locais muito expostos. Além de dificultar o trabalho no dia a dia, isso ainda pode danificar peças antes que sejam utilizadas.

7. Seja rigoroso no controle de entradas e de saídas

Já aconteceu de um (ou mais) cliente ir até a sua oficina querendo uma peça e não encontrá-la porque não tinha no estoque? Ou de ter um estoque cheio de um determinado produto, mas sem nenhuma procura? Essas duas situações são resultado de um gerenciamento de estoque malfeito, no qual não houve um controle efetivo das entradas e das saídas de mercadorias.

Logo, percebemos que o estoque influencia diretamente no sucesso das suas vendas. Por esse motivo, é necessário, além de registrar as entradas e as saídas, como já falamos, ser rigoroso nesse controle. Quando você faz isso, tem como vantagens:

• maior visibilidade do que entra e sai;
• aumento da segurança do estoque;
• redução dos desperdícios;
• desenvolvimento de estratégias de compra mais eficientes;
• cumprimento dos prazos de entregas.

Para fazer um controle de entradas e de saídas do seu estoque, é preciso:

1. identificar todos os itens do seu estoque;
2. estabelecer um padrão para o registro das entregas no seu sistema;
3. criar inventários periódicos para verificar se o estoque físico corresponde ao do sistema ― devem ser levados em consideração as perdas oriundas de furtos, avarias, produtos com data de validade expirada e erros no sistema;
4. faça uma integração com os seus fornecedores de oficina;
5. conte com a ajuda de um software;
6. treine seus funcionários.

Ao seguir a risca esse passo a posso, fica mais fácil manter o controle das entradas e das saídas, além de reduzir significativamente as chances de ocorrer falhas que prejudiquem suas vendas.

8. Considere a sazonalidade ao fazer compras

Todas as dicas apresentadas neste artigo têm como finalidade ajudar você a organizar e manter seu estoque girando. Nesse sentido, realizar suas compras considerando os períodos sazonais é fundamental para evitar dois extremos sobre os quais já mencionamos em outras dicas: estoque vazio ou estoque cheio.

Tanto um quanto outro trazem resultados negativos ao seu negócio, já que estoque cheio é sinal de dinheiro parado, e falta de produto é visto como perda de venda. Sendo assim, ao realizar a previsão de venda, você consegue estipular a quantidade de mercadorias que será suficiente para atender à demanda.

Para fazer essa projeção com precisão e eficiência, é necessário analisar com atenção todo o histórico de venda da empresa. Assim, é possível identificar os períodos de maior demanda e os de baixa procura. Nesse caso, novamente, a utilização de um software ERP faz toda a diferença.

Isso porque o sistema integrado permite que você identifique de forma prática e eficiente as peças de maior rotatividade. Isso contribui com a reposição preventiva de cada produto.

Vale ressaltar que gerir um estoque de forma eficiente vai muito além de entender a importância de realizar projeções de demanda. Para alcançar um resultado satisfatório, é preciso buscar diariamente soluções a fim de evitar erros e falhas no seu gerenciamento.

9. Evite compras em excesso

Outro erro comum que pode tornar a gestão de estoque de peças automotivas e outros itens um verdadeiro pesadelo é o excesso de mercadoria. É importante ter peças suficientes para atender a qualquer demanda, mas, se você exagerar muito, é bem provável que fique sem espaço, com um monte de mercadoria não utilizada e um grande prejuízo no seu fluxo de caixa.

Esse erro quase sempre é consequência de outros problemas que já mencionamos, como a falta de registro ou um acompanhamento ruim da entrada e da saída de mercadorias em sua oficina mecânica. Ajustar o tamanho das suas compras para a demanda do público e para variações no mercado é sempre importante. Especialmente quando falta espaço livre no seu estoque.

10. Tenha um software de gestão

Devido os seus benefícios, mencionamos ao longo do texto a importância de utilizar o software no gerenciamento do estoque. Isso porque, nos dias de hoje, a utilização da tecnologia tem se tornado cada vez mais necessária no gerenciamento de uma empresa. Por isso, quanto mais cedo implementar esse recurso para auxiliar você e sua equipe com as tarefas mais burocráticas e repetitivas de um negócio, melhor.

Afinal, confiar apenas no livro de registros nunca é uma boa ideia para manter o controle eficiente de um negócio. Isso porque ele pode ser facilmente danificado ou adulterado. Ao utilizar um software de gestão, esses pontos problemáticos são facilmente contornáveis. Além disso, ele oferece vantagens como:

• automatização do processo;
• otimização e eficiência operacional;
• registro do histórico de vendas;
• segurança dos dados;
• planejamentos mais eficientes;
• controle efetivo dos produtos;
• padronização dos processos;
• impulsionamento do crescimento da empresa.

Mesmo que os registros possam ser livremente acessados por vários colaboradores, sempre será possível notar quem fez cada alteração, qual foi a mudança e quando ela foi registrada. Outra grande vantagem é que um software pode gerar relatórios de atividade de forma mais rápida e precisa, minimizando o trabalho burocrático envolvido.

Por meio dessas dicas, percebemos como o gerenciamento eficiente do estoque de peças automotivas e demais itens é fundamental para garantir o bom desempenho da sua oficina mecânica. Apesar de ser um desafio manter tudo em ordem, é possível alcançar bons retornos quando aplicadas as medidas certas. Por isso, não deixe de colocar em prática nenhuma dessas dicas, combinado?

Gostou do artigo e deseja melhorar ainda mais a performance da sua empresa? Então, confira agora mesmo tudo o que você precisa saber para ter uma gestão eficiente de pessoas na oficina mecânica.